FAQs für Dokumente
In diesem Dokument finden Sie häufig gestellte Fragen und Antworten rund um die Themen Blog, Dokumentenmanagement und Wiki.
Kann ich in Dokumente und Artikel auch Videos einbinden?
Ja, es können an vielen Stellen auch Videos eingebunden werden. Dies funktioniert überall dort wo der Texteditor den Menüpunkt Einfügen > Media enthält. Am besten funktioniert das Einbinden von Videos von Videoplattformen wie z.B. YouTube, dazu muss dann nur der Link als Quelle angegeben werden.
Können für Dokumente und Artikel zusätzliche und individuelle Dokumentennummern vergeben werden?
qmBase vergibt automatisch an jedes Dokument und jeden Artikel eine eindeutige Identifikationsnummer (ID). Wenn Sie das Dokument aufgerufen haben können Sie diese ID der Adresszeile des Browsers entnehmen. Eine Funktionalität um davon abweichende Dokumentennummern zu vergeben besteht nicht. Eine etwaige Dokumentennummer kann aber einfach in den Titel des Dokumentes übernommen werden.
Können für Dokumente und Artikel zusätzliche und individuelle Versionsnummern vergeben werden?
Nein, Versionsnummern werden im Rahmen des Freigabeprozesses vergeben. Eine zusätzlich Funktionalität um Versionsnummern individuell zu vergeben besteht nicht.
Wann wird zu einem Dokument eine neue Arbeitsversion erstellt?
Eine neue Arbeitsversion wird immer dann erstellt, wenn ein Dokument bearbeitet wird, welches bereits veröffentlicht wurde oder der Veröffentlichungsprozess bereits gestartet wurde. Befindet sich ein Dokument im Veröffentlichungsprozess und soll erneut überarbeitet werden, dann muss zunächst der Veröffentlichungsprozess gestoppt werden, um keine neue Arbeitsversion zu erstellen. Wird eine Arbeitsversion überarbeitet, ohne dass zuvor der Veröffentlichungsprozess gestartet wurde, wird keine neue Arbeitsversion erstellt.
Was bedeutet der Bereich Erfolge im Dokumentenmanagement?
Unter dem Bereich Erfolge im Dokumentenmanagement können Sie jederzeit sehen, wie groß der Anteil der Dokumente im System ist, den Sie bereits mindestens einmal aufgerufen bzw. gelesen haben. Dies ist nicht das Gleich wie die Kenntnisnahme von Dokumenten, da es sich hier um alle Dokumente handelt.
Wer kann Dokumente und Artikel freigeben?
Für die Freigabe von Dokumenten und Artikeln im Dokumentenmanagement, Wiki und Blog ist jeweils die Rolle des Freigebers vorgesehen. Diese Rolle kann durch den Administrator unter Admin > Nutzer > Berechtigungen vergeben werden. Sind diese Rollen nicht vergeben, dann kann der Administrator Dokumente und Artikel freigeben.
Wie funktioniert die Veröffentlichung von Dokumenten Wer gibt ein Dokument frei Was bedeutet Freigabe?
Nachdem ein Dokument erstellt wurde ist es nur für den Ersteller und den Administrator des Moduls sichtbar. Um das Dokument für alle Nutzer sichtbar zu machen, muss das Dokument veröffentlicht werden.
Hierzu sind drei Schritte notwendig:
- Veröffentlichung starten
- Freigebende Personen auswählen, diese werden dann per E-Mail über diese Aufgabe benachrichtigt
- Freigabe abwarten; Sie werden per E-Mail informiert, wenn alle Personen der Freigabe zugestimmt haben
- Dokument veröffentlichen
Danach ist Dokument veröffentlicht und für alle Nutzer sichtbar.
Wie kann ich einen Prozessdiagramm von Draw.io in das Dokumentenmanagement einfügen?
Die Einbindung des Diagramms erfolgt über einen Inlineframe oder auch Iframe.
Zuerst exportieren Sie Ihr Diagramm als Iframe aus Draw.io:
- Zeichnen Sie Ihr Prozessdiagramm in Draw.io
- Wählen Sie im Menü Datei>Einbetten>IFrame...
- Clicken Sie auf Erstellen
- Kopieren Sie den dargestellten Iframe: ....
Binden Sie den Iframe in einem Dokument im Dokumentenmanagement ein:
- Rufen Sie das gewünschte Dokument auf und öffnen Sie den Texteditor
- Wählen Sie im Menü Einfügen > Medien
- Wählen Sie Einbetten, fügen Sie den IFrame ein und klicken Sie auf Speichern*.*
Ihr Prozessdiagramm aus Draw.io wird jetzt in Ihrem Dokumentenmanagement dargestellt.
Wie kann ich einstellen, dass ein Dokument aktiv per Klick zur Kenntnis genommen werden muss und nicht nur per Aufruf des Dokuments?
Wie die Kenntnisnahme eines Dokuments erfolgen soll kann im Admin-Bereich unter Admin > Konfiguration > Dokumentenmanagement eingestellt werden.
Wie kann ich Texte zu späteren Weiterbearbeitung zwischenspeichern?
An vielen Stellen in qmBase gibt es die Möglichkeit längere Texte zu erstellen, z.B. im Dokumentenmanagement, im Wiki, im Blog oder auch im Ideenmanagement bei der Beschreibung eines Verbesserungsvorschlages. Wenn Sie Ihren Text nicht auf Anhieb fertigstellen, sondern später weiterbearbeiten möchten, klicken auf den Button Speichern unter dem Textfeld. Sie können Ihren Browser nun schließen und den Text zu einem späteren Zeitpunkt weiterbearbeiten. Dazu rufen Sie den Text einfach wieder auf und nutzen dann das blaue Stiftsymbol um den Text weiter zu editieren. Das Stiftsymbol befindet sich in der Regel rechts oben. Sie können einen Artikel im Dokumentenmanagement, Wiki oder Blog solange ohne weiteres erneut bearbeiten, bis der Artikel veröffentlicht wird. Nach der Veröffentlichung führt eine erneute Bearbeitung zu einer neuen Versionsnummer des Artikels. Im Ideenmanagement können Sie einen Verbesserungsvorschlag solange überarbeiten, bis Sie die Idee mit dem Button *Abschicken *einreichen.
Wieso werden meine hochgeladenen PDFs nicht angezeigt?
Wenn Sie z.B. im Dokumentenmanagement oder im Wiki PDF-Dateien hochgeladen habe und diese nicht angezeigt werden, dann ist dies möglicherweise auf Ihren Browser zurückzuführen. Insbesondere der Internet Explorer hat leider immer wieder Schwierigkeiten mit der Darstellung von PDF-Dateien. Wir bitten Sie daher einen anderen Browser auszuprobieren.