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Auditmanagement

Mit Hilfe dieser App k├Ânnen Sie Ihr unternehmensweites Auditmanagement vollst├Ąndig abbilden. Ihre Auditplanung wird stark vereinfacht und die Durchf├╝hrung Ihrer internen und externen Audits unterst├╝tzt. S├Ąmtliche Abweichungen k├Ânnen direkt mit Verbesserungs- oder Korrekturma├čnahmen verkn├╝pft werden und alle Aktivit├Ąten werden langfristig dokumentiert.

Auditmanagement StartseiteÔÇő

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Dies ist die Startseite des Auditmanagements mit den Buttons auf linken Seitenleiste navigieren Sie sich durch das Auditmanagement. Um Ihr erstes Audit zu erstellen klicken Sie einfach auf der linken Seite auf den Button Neu. Zus├Ątzlich kommen Sie von hier zu folgenden Bereichen:

  • Audits: ├ťbersicht aller bestehenden Audits
  • Auditmatrix: Darstellung der Auditplanung als Matrix
  • Einstellungen: Hier k├Ânnen Sie die Einstellungen des Auditmanagements einsehen und ggf. ├Ąndern

Wie erstelle ich ein Audit?ÔÇő

Mit dieser Funktion erstellen Sie Audits. Auf der linken Seitenleiste klicken Sie auf den Button Neu und werden auf die Maske zum Erstellen eines Audits weitergeleitet. Nachdem Sie dort die wichtigsten Informationen zu dem betreffenden Audit eingetragen haben speichern Sie das neue Audit ab.

ParameterTypBeschreibung
KategorieTextAudit einer Kategorie (z.B. Audit der Gesch├Ąftsf├╝hrung) zuordnen. Die Kategorien werden in den Einstellungen festgelegt.
TitelTextKurzer Titel mit dem sich die Ma├čnahmen wiederfinden l├Ąsst
BeschreibungText (optional)Mehr Informationen ├╝ber das spezifische Audit
GeplantDatumWann das Audit erstellt wurde
VerantwortlicherNameWer ist f├╝r dieses Audit verantwortlich?

Danach werden Sie auf die Detailansicht zu diesem Audit weitergeleitet und k├Ânnen weitere Parameter ├Ąndern oder hinzuf├╝gen. F├╝gen Sie zum Beispiel Ma├čnahmen, Ziele oder Customs fields hinzu, um optimale Transparenz f├╝r Ihr Unternehmen und einen ├ťberblick f├╝r Ihre Mitarbeiter zu schaffen.

ParameterTypBeschreibung
Zeit und OrtDatum/TextInformationen ├╝ber den Termin des Audits und den Ort der Durchf├╝hrung
Anh├ĄngeDatei (optional)F├╝gen Sie Dateien hinzu, die f├╝r dieses Audit notwendig sind
VerantwortlicherNameWer ist f├╝r dieses Audit verantwortlich?
Custom FieldsTextMit Custom Fields k├Ânnen Sie zus├Ątzliche Informationen wie das Auditergebnis und dokumentierte Informationen hinzuf├╝gen
SchlagworteTextSchlagworte bieten Ihnen die M├Âglichkeit Audits einem oder mehreren Themenfeldern zuzuordnen oder zu priorisieren
Offen/In BearbeitungButtonSetzen Sie den Bearbeitungsstand des Audits nach Ihren Pr├Ąferenzen

Verkn├╝pfungsm├Âglichkeiten f├╝r AuditsÔÇő

ObjektBeschreibung und Zweck
Ma├čnahmenF├╝gen Sie Ma├čnahmen hinzu, die im Zusammenhang mit diesem Audit durchzuf├╝hren sind (Verbesserungen)
ZieleF├╝gen Sie Ziele hinzu, die durch dieses Audit erreicht werden sollen
TeilnehmerF├╝gen Sie Teilnehmer zu einem Audit hinzu und halten Sie die Anwesenheit nach
FormulareFormulare lassen sich verkn├╝pfen, um hier z.B. Audit Frageb├Âgen oder ├Ąhnliches zu hinterlegen

Auswirkungen und Aktionen im HintergrundÔÇő

Beim Erstellen eines Audits wird der Verantwortliche per E-Mail benachrichtigt. Wenn Sie selbst der Verantwortliche sind, bekommen Sie keine E-Mail. Sobald Teilnehmer zu einem Audit hinzugef├╝gt werden, werden diese per E-Mail benachrichtigt.

BeispielÔÇő

Herr M├╝ller m├Âchte ein Audit erstellen. Nachdem er sich bei qmBase angemeldet hat, ruft er die App Auditmanagement auf. Er w├Ąhlt in der Seitenleiste den Button Neu aus. Anschlie├čend w├Ąhlt er die Kategorie seines Audits Vertrieb aus und tr├Ągt alle wichtigen Eckdaten ein. Nachdem er auf Speichern geklickt hat, wird er zur Detailansicht weitergeleitet. Auf dieser Seite hat er die M├Âglichkeit weitere Daten einzutragen. Au├čerdem kann Herr M├╝ller einzelne Felder editieren, falls er Daten fehlerhaft eingetragen hat. Herr M├╝ller hat nun die M├Âglichkeiten Ma├čnahmen und Ziele mit dem Audit zu Verkn├╝pfen und Dokumente an das Audit anzuh├Ąngen. Mit jedem Audit sehen Sie direkt welche Ma├čnahmen aus diesem Audit resultieren und wie deren Bearbeitungsstand ist. F├╝r alle Ma├čnahmen wird eine eindeutige Verantwortlichkeit sowie eine Frist f├╝r die Fertigstellung definiert. Herr M├╝ller kann nun Teilnehmer zu dem Audit einladen und f├╝gt alle Personen hinzu, die bei diesem Audit zugegen sein sollen. Die Teilnehmer werden anschlie├čend per E-Mail benachrichtigt.

Wie funktioniert die Auditmatrix?ÔÇő

Zur Nutzung der Auditmatrix m├╝ssen zun├Ąchst in den Einstellungen Auditanforderungen erstellt werden. Die Auditanforderungen k├Ânnen anschlie├čend Audittypen zugeordnet werden. In der Auditmatrix l├Ąsst sich dann darstellen, ob in einem bestimmten Zeitintervall bestimmte Auditanforderungen erf├╝llt wurden.

Beispiel AuditmatrixÔÇő

Als Auditanforderung wird ISO 9001 festgelegt. Untergeordnete Anforderungen sind:

  • 5.1 F├╝hrung und Verpflichtung
  • 5.2 Politik
  • 5.3 Rollen, Verantwortlichkeiten und Befugnisse in der Organisation

Audittypen sind in unserem Beispiel

  • Oberste Leitung (Gesch├Ąftsf├╝hrung und Stragie)
    • Verkn├╝pfte Anforderung 5.2 Politik
  • Vertriebsprozess
    • Verkn├╝pfte Anforderung 5.3 Rollen, Verantwortlichkeiten und Befugnisse in der Organisation

Wenn wir uns jetzt die Auditmatrix anschauen und nach der Anforderungen ISO 9001 und eine z.B. dem letzten Jahr filtern erscheint folgende Darstellung.

AuditMatrix

In dieser Darstellung k├Ânnen Sie sehen, dass die Anforderung ISO 9001 aus drei Unteranforderungen besteht. Zwei Audits sind geplant oder durchgef├╝hrt, die mit der Anforderung zusammenh├Ąngen. Das Audit Gesch├Ąftsf├╝hrung wurde bereits durchgef├╝hrt. Daher ist der Haken hier gr├╝n. Das Audit Vertriebsprozess wurde bisher noch nicht geplant. Daher sieht man hier einen roten Hinweis. In der Matrix selbst ist ein grauer Haken hinterlegt. Das bedeutet, dass diese Anforderung theoretisch erf├╝llt w├Ąre, wenn das Audit tats├Ąchlich im Zeitrraum durchgef├╝hrt wird.

Wo finde ich Auswertungen meiner Audits?ÔÇő

Die Auswertungen der Audits, sowie anderer Apps, finden Sie in der App Dashboard & Reportings. Das FAQ zu der App Dashboard & Reportings finden Sie hier.

Gemeinsame Funktionalit├ĄtenÔÇő