Aufgaben & Qualifikationen

Mit der App Aufgaben und Qualifikationen erreichen Sie folgende Ziele

• Erstellen Sie Anforderungsprofile and Positionen und Aufgaben in Ihrer Organisation
• Finden Sie für anstehende Aufgaben die Mitarbeiter, die am besten geeignet sind
• Verpassen Sie keine Fristen bleiben Sie auf einem aktuellen Stand bei wiederkehrenden Qualifikationen Ihrer Mitarbeiter
• Fassen Sie alle Informationen in einer Datenquelle zusammen

Lesen Sie unseren Leitfaden für einen einfachen Start.

Unser Talent Manager besteht aus 3 Bausteinen

• Aufgaben
• Qualifikationen
• Stellenbeschreibungen

Die App Aufgaben und Qualifikationen baut dabei auf der App Mitarbeiter auf.

Beziehung der einzelnen Informationen

Zum besseren Verständnis der Beziehung der einzelnen Informationen, ist in dem folgenden Schaubild die Beziehung der einzelnen Information darstellt.

graph TD A[Positionen des Mitarbeiters] --> B[Aufgaben, die in dieser Position ausgeführt werden müssen]; B --> C[Qualifikationen notwendig für die Ausführung der Aufgabe]; C --> D[Abgleich mit vorhandenen Qualifikationen des Mitarbeiters]; M[Mitarbeiter] --> E[Mitarbeiter direkt manuell zugeordnete Aufgaben]; E --> C; M --> A;

Aufgaben

Aufgaben sind die Tätigkeiten in Ihrer Organisation, die regelmäßig zu erledigen sind und bei denen es notwendig ist festzulegen, wer diese ausführen soll. Legen Sie fest welche Aufgaben in Ihrer Organisation zu erledigen sind. Beispiele für typische Aufgaben sind:

1. Angebote erstellen
2. Rechnungen schreiben
3. Personalplanung

Tipp: Starten Sie mit den wichtigsten Aufgaben in Ihrem Unternehmen, die notwendig sind, um Ihre Kernprozesse zuverlässig auszuführen.

Aufgaben-Matrix

In der Aufgabenmatrix werden Personen den festgelegten Aufgaben gegenüber gestellt. Sie können hier auf einen Blick erkennen, wie qualifiziert die Personen für die jeweiligen Aufgaben sind.

Darstellung	Bedeutung
Blauer Hintergrund	Aufgabe wird auf Grund verknüpfter Positionen oder direkt zugeordneter Aufgaben benötigt
Vollständig ausgefüllter Kreis	100% qualifiziert für Aufgabe
Teilausgefüllter Kreis	Anteilig qualifiziert für Aufgabe

Qualifikationen

Qualifikationen sind Fach- oder Sozialkompetenzen, die die Eignung einer Person für eine bestimmte Aufgabe beschreiben. Legen Sie fest welche Qualifikationen in Ihrer Organisation benötigt werden, um die anfallenden Aufgaben zu erledigen. Beispiele für Qualifikationen sind:

• ERP Kenntnisse
• MS-Office Kenntnisse
• Führerschein
• Abgeschlossenes Studium

Qualifikations-Matrix

In der App Aufgaben & Qualifikationen können Sie sich auf einen Blick anschauen, welchen Qualifikationsbedarf es in Ihrem Unternehmen gibt. Hierzu werden die Mitarbeiter den Qualifikationen gegenüber gestellt.

Zur weiteren Veranschaulichung welche Informationen Sie erhalten können, nehmen wir folgende Beispiel Daten an (diese sind auch in unseren Testsystemen enthalten).

In unserem Unternehmen gibt es einen Mitarbeiter Lukas Guss dieser hat die Positionen Vertriebsassistenz und Arbeitssicherheitsbeauftragter. Für die Positionen ergeben sich folgende Anforderungen (A = Aufgaben, Q = Qualifikationen):

• Vertriebsassistenz (P1)
  • Erstellen von Reportings (A1)
    • SAP Kenntnisse (Q1)
    • Deutsch in Wort und Schrift (Q2)
    • Powerpoint Kenntnisse (Q3)
    • Word Kenntnisse (Q4)
    • Excel Kenntnisse (Q5)
  • Erstellen von Angeboten (A2)
    • Deutsch in Wort und Schrift (Q2)
    • Powerpoint Kenntnisse (Q3)
    • Word Kenntnisse (Q4)
    • Excel Kenntnisse (Q5)
• Arbeitssicherheitsbeauftragter (P2)
  • Ersthelfer (A3)
    • Ersthelfer (Q6)

Unser Beispiel Mitarbeiter Lukas Guss erfüllt die an ihn gestellten Anforderungen wie folgt:

• SAP Kenntnisse (Q1) 50%
• Deutsch in Wort und Schritt(Q2) 100%
• Powerpoint Kenntnisse (Q3) 100%
• Word Kenntnisse (Q4) 100%
• Excel Kenntnisse (Q5) 100%
• Ersthelfer (Q6) 100% aber ungültig

Daraus ergibt sich, dass sich die Eignung für die Aufgaben wie folgt berechnet:

Eignung für die Aufgabe Ersthelfer

Eignung Ersthelfer (A3) = 100% Q6 * 0 (weil abgelaufen) => 0% Eignung

Eignung für die Aufgabe Erstellen von Reportings

Eignung Erstellen von Reportings (A1) = (50% Q1 + 100% Q2 + 100% Q3 + 100% Q4 + 100% Q5) / 5 (Anzahl der Qualifikationen) = 90 %

Eignung für die Position Vertriebsassistenz

Eignung Position Vertriebsassistenz (P1) = (100% Eignung Aufgabe Erstellen von Angeboten + 90% Aufgabe Erstellen von Reportings) / 2 (Anzahl Aufgaben) = 95%

Individuelle Berechnung der Eignung mit Hilfe von Formeln

Das Berechnen von Eignung mittels Formeln ist derzeit noch nicht überall verfügbar.

In einigen Fällen reicht unsere standardmäßige Berechnung der Eignung nicht aus. Für diesen Fall können individuelle Formeln festgelegt werden. Dies kann z.B. in folgenden Szenarien vorliegen:

• Nur eine Teilmenge von mehreren Qualifikationen ist erforderlich
• Eine Qualifikation wird nur teilweise benötigt

Eine Teilmenge von Qualifikationen kann z.B. erforderlich sein, wenn Sie als Aufgabe 3G am Arbeitsplatz einführen. Hierfür wird eine der folgenden Qualifikationen benötigt.

• Geimpft
• Genesen
• Antigen Schnelltest
• PCR Test

Als Formel für diese Aufgabe muss dann folgendes festgelegt werden.

max(Geimpft,Genesen,Antigen Schnelltest, PCR Test)

Mit dieser Formel wird die Eignung berechnet als das Maximum einer der genannten Qualifikationen in dem max() Ausdruck. Wenn also die Qualifikationen mit folgenden Werten vorhanden wären

max(0.1,0.2,0.3,0.4) = 0.4 => 40%

(Dezimal Komma durch Punkt ersetzt zur Lesbarkeit)

Dass eine Qualifikation nur teilweise benötigt wird, könnte z.B. der Fall sein, wenn Sie die Aufgabe Angebote erstellen haben. Hierfür werden folgende Qualifikationen benötigt:

• Excel Kenntnisse - aber nur teilweise (zu 50%), da es lediglich um einfache Berechnungen geht.
• Verhandlungsgeschick - 100% der Qualifikation erforderlich, um das meiste herauszuholen.

Die Formel für diesen Fall lautet: (min("Excel Kenntnisse"/0,5,1)+Verhandlungsgeschick)/2

Wenn Sie jetzt einen Mitarbeiter haben, der Excel Kenntnisse zu 25% besitzt und Verhandlungsgeschick zu 100% besitzt, berechnet sich die Eignung als:

(min(0,25/0,5,1)+1)/2) = 0,75 => 75% Eignung

Damit unser Formeleditor die richtig arbeiten kann, müssen Sie für die einzelnen Qualifikationen Variablen verwenden. Die Variable setzt sich zusammen aus den Teilen QualificationId_ und dann der tatsächlichen ID der jeweiligen Qualifikation. Für die Qualifikation mit der ID 25 ergibt sich dann z.B. als Variable der Name QualificationId_25.

Erklärung der Darstellung der Qualifikationsmatrix

Wie lässt sich mit diesem Wissen jetzt die Qualifikationsmatrix interpretieren? In der Qualifikationsmatrix gibt es verschiedene Darstellungen, die sich aus den vorhandenen Daten ergeben. Alle Möglichkeiten sind in der folgenden Tabelle aufgelistet.

Darstellung	Bedeutung
Blauer Hintergrund	Qualifikation wird auf Grund verknüpfter Positionen oder direkt zugeordneter Aufgaben benötigt
Vollständig ausgefüllter Kreis	Qualifikation zu 100% vorhanden
Teilausgefüllter Kreis	Qualifikation anteilig vorhanden
Rotes Warndreieck	Qualifikation benötigt aber nicht vorhanden
Roter Kreis	Qualifikation vorhanden aber abgelaufen
Gelber Kreis	Qualifikation vorhanden aber innerhalb der Vorwanzeit - läuft also bald ab

Dashboard

Innerhalb des Dashboards werden die Daten aus der Matrix aggregiert dargestellt. Ziel ist auf einen Blick erkennen zu können, ob innerhalb einzelner Abteilungen oder Positionen Ihrer Organisation Handlungsbedarf besteht.

Wie ergeben sich die Werte innerhalb der Tabelle? TODO: Bild Q-Matrix Dashboard Wenn wir uns beispielsweise die Daten gruppiert nach Abteilungen anschauen ist die Tabelle folgendermaßen zu verstehen. Basierend auf dem gewählten Filter werden die dargestellten Personen vorausgewählt. Dann wird geschaut, welche Abteilungen mit dieser Auswahl an Mitarbeitern verknüpft sind. In der zweiten Spalten unter Personen wird die Anzahl der Mitarbeiter dargestellt, die mit der Abteilung verknüpft sind. In der Spalte Status ergeben sich dann drei Zahlen in grün, gelb und rot. Die Berechnung der Zahlen ist in der folgenden Tabelle dargestellt. Zunächst wird die Anzahl der gesamt benötigten Qualifikationen berechnet. Dies könnte z.B. 10 sein. Zur Vereinfachung werden in dieser Tabelle anteilige Qualifikationserfüllungen auch mit 100% berücksichtigt.

Zu den benötigten Qualifikationen zählen:

• Qualifikationen, die durch direkt zugeordnete Aufgaben gefordert werden.
• Qualifikationen, die durch verknüpfte Positionen und damit verbundene Aufgaben gefordert werden.

Mitarbeiter	Benötigte Qualifikationen	Vorhanden	Vorhanden mit Vorwarnzeit erreicht	Abgelaufen	Nicht vorhanden
A	5	5
B	3	1	1	1
C	2	1		1
Summe	10	7	1	2

Wenn alle Mitarbeiter einer Abteilung angehören, würden sich aus dem Beispiel folgende Zahlen ergeben.

Farbe	Bedeutung	Prozentwert basierend auf Beispiel
Rot	Anteil der nicht vorhanden benötigten Qualifikationen.	20%
Gelb	Anteil der benötigten Qualifikationen, die innerhalb der Vorwarnzeit sind	10%
Grün	Anteil der benötigten Qualifikationen, die vorhanden sind	70%

Die Gruppierung nach einzelnen Positionen funktioniert analog.

Zugriff - Wer kann was machen?

Da die App auf Daten aus anderen Apps zugreift und die Daten in diesem Bereich vergleichsweise sensibel sind, gestaltet sich die Zugriffsteuerung etwas anders als in anderen Bereichen unserer Software.

Wie werden einem Mitarbeiter Aufgaben hinzugefügt?

Das Hinzufügen von Aufgaben ist an Berechtigungen geknüpft. Sofern nicht anders festgelegt, können Aufgaben durch den (App)Administrator Personen zugewiesen werden. Als Basis sind jeder Person Aufgaben aufbauend auf den verknüpften Positionen zugeordnet. Zusätzlich können mit dem Tab Zugriff weitere Bearbeiter freigegeben werden. Hier ist es wichtig Rolle Editieren auszuwählen.

Wie werden einem Mitarbeiter Qualifikationen hinzugefügt?

Das Hinzufügen von Qualifikationen ist an Berechtigungen geknüpft. Sofern nicht anders festgelegt, können Qualifikationen durch den (App)Administrator Personen zugewiesen werden. Zusätzlich können Sie die Selbstzuweisung aktivieren. Damit ist es dann möglich, dass sich jeder Nutzer selbst Qualifikationen zuweisen kann. Als weitere Einschränkung können Sie auch weitere Bedingungen festlegen, die vor der Zuweisung erfüllt sein müssen. Hier kann z.B. das Ausfüllen eines Formulars erforderlich sein. Zusätzlich können mit dem Tab Zugriff weitere Bearbeiter freigegeben werden. Hier ist es wichtig Rolle Editieren auszuwählen.

Einschränkungen und Limits der App Aufgaben und Qualifikationen

Schulungen

Typ	Beschreibung
Anzahl Teilnehmer	Maximal 100 pro Schulung
Anzahl Qualifikationen	Maximal 100 pro Schulung

Schulungstypen

Typ	Beschreibung
Anzahl Qualifikationen	Maximal 100 pro Schulungstyp

Aufgaben und Qualifikationen

Typ	Beschreibung
Anzahl Qualifikationen pro Aufgabe	Maximal 100