Zum Hauptinhalt springen

Dokumentenmanagement

t

Mit dem Dokumentenmanagement verwalten Sie ganz einfach und unkompliziert die Dokumente (im Folgenden: Artikel) Ihres Unternehmens. Alle Dokumente durchlaufen einen Prozess zur Freigabe und Versionierung, z.B. Verfahrensanweisungen und Prozessbeschreibungen. Die Mitarbeiter werden automatisch ├╝ber neue Dokumentenversionen informiert und alte Versionen werden automatisch archiviert. So stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter immer mit den aktuellsten Dokumentenversionen arbeiten. Gleichzeitig erf├╝llen Sie Anforderung g├Ąngiger Managementsysteme (z.B. ISO 9001) zur Dokumentenlenkung. Mithilfe von Schlagworten k├Ânnen alle Dokumente unabh├Ąngig von der Ordnerstruktur strukturiert werden.

Grundlegende Funktionen zum Bearbeiten der DokumenteÔÇő

Die grundlegenden Funktionen zum Bearbeiten der Dokumente sind in den Apps Blog, Dokumentenmanagement und Wiki identisch. Die Funktionen sind hier zentral beschrieben.

Wie wird ein Ordner erstellt?ÔÇő

Im Dokumentenmanagement k├Ânnen beliebige Ordnerstrukturen aufgebaut werden. In den Ordnern werden die Artikel des Dokumentenmanagements abgelegt.

├ťber den Button Neu kann entweder ein neuer Ordner oder ein neuer Artikel erstellt werden. Vergeben Sie den gew├╝nschten Namen f├╝r den Ordner und speichern Sie. Der Ordner wird an der Stelle im Ordnerverzeichnis erstellt, an der Sie sich zum Zeitpunkt der Erstellung befinden.

Was ist eine README-Datei?ÔÇő

Einzelne Ordner im Dokumentenmanagement k├Ânnen mit einem README Dokument versehen werden, um den anderen Nutzern einen ├ťberblick dar├╝ber zu geben, was sich in diesem Ordner befindet. Hier kann z.B. erkl├Ąrt werden, wie Vorlagen verwendet werden sollen.

Eine README hilft dabei, damit sich jeder sofort zu Recht findet und keine Fragen offen bleiben. Die README ist der Teil eines Ordners, der von Nutzern oft zuerst wahrgenommen wird. Typische Inhalte sind beispielsweise:

  • Wof├╝r ist der Ordner gut

  • Was k├Ânnen Nutzer mit den Inhalten anfangen

  • Wer pflegt und erg├Ąnzt neue Informationen

  • Wie k├Ânnen Nutzer dazu beitragen den Inhalt zu verbessern

Sobald Sie ein Dokument mit dem Namen README innerhalb eines Ordners oder im Stammverzeichnis () platziert haben, wird das Dokument unterhalb der Ordneransicht dargestellt. qmBase erkennt diese Dateien automatisch und es ist keinerlei weitere Aktion erforderlich. Sollten sich mehrere README Dokument innerhalb eines Ordners befinden, so wird nur das erste dieser Dokumente verwendet. Sie k├Ânnen somit eine einfache Navigation innerhalb beliebiger Unterbereiche des Dokumentenmanagements erm├Âglichen.

Sie k├Ânnen die README Funktion auch als Admin unter Admin -> Konfiguration -> Dokumentmanagement deaktivieren.

Im Bereich Link Pr├╝fung k├Ânnen Sie automatisch ├╝berpr├╝fen, ob die Links innerhalb eines Dokuments noch auf g├╝ltige Dokumente verweisen. Links, die ├╝berpr├╝ft werden, m├╝ssen auf ein anderes Dokument im Dokumentenmanagement verweisen. Als nicht g├╝ltige Dokumente gelten gel├Âschte oder zur├╝ckgezogene Dokumente.

linkValidator