Mitarbeiter
Aktuelle Erweiterungen und Verbesserungen dieser App finden Sie hier
Unter dieser App finden Sie die Auflistung aller Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen. Sie haben von hier die Möglichkeit den einzelnen Mitarbeitern Positionen zuzuordnen und können dadurch z.B. ein digitales Organigramm erstellen, dass immer aktuell ist.
Offboarding von Mitarbeitern
Was ist Offboarding? Als Offboarding bezeichnet man den strukturierten Prozess, der abläuft, wenn ein Mitarbeiter Ihr Unternehmen verlässt. Es ist damit das Gegenstück zum Onboarding. In qmBase steht dabei vor allem eine Frage im Mittelpunkt: Was passiert mit den Verantwortlichkeiten, die diese Person aktuell noch hält?
Wenn ein Mitarbeiter gelöscht oder aus der Mitarbeiterliste entfernt wird, verschwinden die mit ihm verknüpften Einträge nämlich nicht. Reklamationen, Ziele, Audits oder Schulungen bleiben bestehen, nur eben mit einem Verantwortlichen, der nicht mehr im Unternehmen ist. Solche Einträge fallen im Tagesgeschäft schnell durchs Raster: Es fühlt sich niemand mehr zuständig, Benachrichtigungen laufen ins Leere und Fristen verstreichen unbemerkt.
Das Offboarding in der App Mitarbeiter sorgt dafür, dass Ihnen genau diese offenen Punkte gebündelt angezeigt werden und Sie sie gezielt abarbeiten können.
Wie wird Offboarding in der App Mitarbeiter umgesetzt?
Sie erreichen das Offboarding in der App Mitarbeiter über die Seitenleiste unter Workflows > Offboarding.
Zusätzlich werden Sie aktiv darauf hingewiesen: Wenn Sie in der Mitarbeiterliste einen oder mehrere Mitarbeiter löschen, erscheint zunächst der Hinweis Offboarding empfohlen. Sie können dort entweder direkt in die Offboarding-Übersicht wechseln oder den Mitarbeiter bewusst trotzdem löschen.
Der Ablauf im Einzelnen:
- Übersicht öffnen: Die Offboarding-Übersicht listet Ihre Mitarbeiter auf. Standardmäßig werden dabei die bereits gelöschten Mitarbeiter angezeigt, also genau die Personen, bei denen typischerweise noch aufgeräumt werden muss. Über den Filter können Sie stattdessen auch die aktiven Mitarbeiter einblenden, um ein Offboarding schon vor dem Löschen vorzubereiten.
- Mitarbeiter auswählen: Ein Klick auf den Namen öffnet die Offboarding-Detailseite dieser Person.
- Offene Verantwortlichkeiten prüfen: Auf der Detailseite sehen Sie links das Profil des Mitarbeiters und rechts die Karte Aktive Verantwortlichkeiten. Dort sind alle Einträge aufgelistet, für die diese Person noch als Verantwortlicher eingetragen ist, modulübergreifend in einer einzigen Liste.
- Einträge abarbeiten: Für jeden Eintrag wählen Sie eine passende Aktion (siehe Tabelle unten). Die Liste aktualisiert sich nach jeder Aktion automatisch.
- Abschließen: Sind keine Einträge mehr vorhanden, ist der Mitarbeiter aus Sicht der Verantwortlichkeiten sauber übergeben.
Die Liste enthält die Spalten Typ, Titel, Status und Aktionen. Über die Filter oberhalb der Tabelle können Sie nach Typ und Status einschränken, was besonders bei vielen offenen Punkten hilfreich ist. Ein Klick auf den Titel öffnet den jeweiligen Eintrag direkt im zugehörigen Modul, falls Sie sich den Vorgang vor einer Entscheidung genauer ansehen möchten.
Für jeden Eintrag stehen bis zu drei Aktionen zur Verfügung:
| Aktion | Bedeutung | Verfügbar für |
|---|---|---|
| Verantwortung übertragen | Sie wählen einen anderen Mitarbeiter aus, der die Verantwortung übernimmt. Der Eintrag bleibt inhaltlich unverändert bestehen. | Alle Objekte |
| Als abgeschlossen markieren | Der Eintrag wird auf den Status Abgeschlossen gesetzt. Sinnvoll, wenn der Vorgang ohnehin erledigt ist und nur nie geschlossen wurde. | Schulungen, Reklamationen, Ziele, Audits, Risiken & Chancen, Maßnahmen, Ideen |
| Löschen | Der Eintrag wird in den Papierkorb verschoben. Sinnvoll bei Einträgen, die gegenstandslos geworden sind. | Alle Typen |
Verantwortung übertragen ist in den meisten Fällen die richtige Wahl. Ein Eintrag, der noch aktiv ist, sollte weiterhin bearbeitet werden, nur eben von einer anderen Person. Die Auswahlliste enthält die aktiven Mitarbeiter; die ausscheidende Person selbst kann nicht ausgewählt werden.
Welche konkreten Dinge werden beim Offboarding berücksichtigt?
Geprüft wird modulübergreifend, wo der Mitarbeiter noch als Verantwortlicher eingetragen ist. Berücksichtigt werden dabei folgende Bereiche:
| App | Was geprüft wird |
|---|---|
| Dokumentenmanagement | Dokumente |
| Wiki | Wikiartikel |
| Blog | Blogbeiträge |
| Schulungen & Qualifikationen | Schulungen |
| Reklamationsmanagement | Reklamationen |
| Zielmanagement | Ziele |
| Auditmanagement | Audits |
| Chancen- und Risikomanagement | Risiken und Chancen |
| Maßnahmenmanagement | Maßnahmen |
| Instandhaltungsmanagement | Inventargegenstände |
| CRM | Organisationen (Kunden und Lieferanten) |
| Ideenmanagement | Ideen |
| Formulargenerator | Formulare |
Wann gilt ein Eintrag als offen?
In die Liste kommen nur Einträge, bei denen tatsächlich noch Handlungsbedarf besteht. Nicht angezeigt werden daher:
- Einträge im Papierkorb
- Archivierte Einträge
- Einträge mit dem Status Abgeschlossen, Inaktiv oder Zurückgezogen
Eine leere Liste bedeutet also: Für diesen Mitarbeiter sind keine offenen Verantwortlichkeiten mehr vorhanden.
Das Offboarding prüft ausschließlich die Rolle Verantwortlicher. Einträge, die der Mitarbeiter lediglich erstellt hat oder an denen er z.B. als Teilnehmer einer Schulung beteiligt war, bleiben unverändert erhalten und werden hier nicht aufgelistet. Ebenso wird der Benutzeraccount nicht berührt: Dieser wird separat im Admin-Bereich gelöscht (siehe FAQ unten).
FAQs Mitarbeiter
Hier finden Sie Fragen und Antworten, die häufig im Zusammenhang mit der App Mitarbeiter auftauchen.
Ein Mitarbeiter und Nutzer hat das Unternehmen verlassen - was ist zu tun?
Innerhalb von qmBase werden die Nutzer und Mitarbeiter getrennt voneinander erfasst. Wenn ein Mitarbeiter, der gleichzeitig Nutzer der Software ist, das Unternehmen verlassen hat, sind zwei Dinge zu tun:
-
Als Administrator löschen Sie den Account des Nutzers im Admin Bereich. Der Account ist dann vollständig gelöscht und der Nutzer kann sich nicht mehr anmelden. Da es diesen Nutzer dann nicht mehr gibt, werden auch keine E-Mail Benachrichtigungen mehr an diese Person verschickt.
-
Als Nutzer mit Zugriff auf die App Mitarbeiter entfernen Sie den Mitarbeiter aus der Mitarbeiterliste. Dazu gibt es zwei Möglichkeiten:
- Mitarbeiter löschen: Der Mitarbeiter wird in den Papierkorb verschoben
- Mitarbeiter aus Mitarbeitern entfernen: Die Person wird nicht mehr als Mitarbeiter gelistet, ist aber noch als Kontakt über das CRM erreichbar. Verknüpfte Positionen bleiben erhalten.
-
Abschließend muss überprüft werden, ob der ehemalige Mitarbeiter noch als Verantwortlicher für aktive Aufgaben festgelegt ist. Nutzen Sie dafür das Offboarding, das Ihnen alle offenen Verantwortlichkeiten modulübergreifend anzeigt.
Alle mit dem Mitarbeiter verknüpften Informationen, wie z.B. Maßnahmen oder Ideen bleiben erhalten. Der Mitarbeiter kann dann aber zukünftig nicht mehr als Verantwortlicher ausgewählt werden.
Wie ändere ich die Darstellung von Namen von Personen und Mitarbeiter - Vorname Nachname vs. Nachname, Vorname
In Ihrem Profil unter Profileinstellungen > Einstellungen kann eingestellt in welche Reihenfolge die Namen sortiert werden sollen.
E-Mail Adresse bereits in Verwendung, was ist zu tun?
Wenn beim Erstellen oder ändern eines Mitarbeiterprofils die Fehlermeldung Email [max@mustermann.de] is already in use. auftritt, liegt das daran, dass jede Email Adresse nur einem Profil zugeordnet werden kann. An folgenden Stellen kann bereits ein Mitarbeiter vorhanden sein:
- App Mitarbeiter
- App CRM -> Kontakte -> Nur Personen anzeigen.
Bitte überprüfen Sie jeweils auch den Papierkorb, da für den Abgleich auch gelöschte Personen mit einbezogen werden.
Was muss ich tun, damit automatisch ein Organigramm erstellt wird
Um automatisch ein Organigramm erstellen zu lassen, müssen die hierarchischen Beziehungen zwischen den einzelnen Positionen definiert werden. In den Einstellungen zu den Positionen können Sie jeder Position die hierarchisch untergeordneten Positionen zuordnen.
Sie können auch externe Personen im Organigramm anzeigen. Hilfreich ist das z.B. bei einer externen Fachkraft für Arbeitssicherheit. Hierzu ist ein kleiner Workaround notwendig. Sie müssen dazu zunächst die externe Position als Mitarbeiter festlegen. Dann können Sie beliebige Positionen zuordnen. Anschließend können Sie die Person wieder aus den Mitarbeitern entfernen.
Was muss ich tun, damit Nutzer meinen Geburtstag einsehen können?
Der Geburtstag kann nur eingesehen werden, wenn der Haken bei "Geburtstag veröffentlichen" gesetzt ist. Ansonsten kann der Geburtstag nur eingesehen werden durch Personen, die die betreffende Person bearbeiten können. Hier ist das Geburtsdatum nur dann sichtbar, wenn der Bearbeitungsmodus aktiv ist.
Wieso kann ich Mitarbeitern keine Abteilung bzw. Position zuordnen, obwohl ich Abteilungen bereits erstellt habe?
Um Mitarbeitern eine Abteilung und Position zuzuordnen muss in den Einstellungen nicht nur eine Abteilung (z.B. Vertrieb) sondern auch mindestens eine Position (z.B. Abteilungsleiter) innerhalb der Abteilung erstellt werden. Dies erfolgt an gleicher Stelle in den Einstellungen.
Sobald Abteilungen mit Positionen definiert sind können diese auch den Mitarbeitern zugeordnet werden.
Wie kann ich einen Mitarbeiter von seiner Position lösen?
Klicken Sie auf der Mitarbeiterseite in der Karte "Zugeordnete Position" auf den Button mit den 3 Punkten. Aktivieren Sie die Auswahlmöglichkeiten durch den Klick auf den Button mit dem Checkbox-Symbol. Wählen Sie die Position, die Sie entfernen möchten. Klicken Sie anschließend auf das Papierkorbsymbol.
