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Ideenmanagement

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Mit der App Ideenmanagement digitalisieren Sie Ihr betriebliches Vorschlagswesen und transformieren es zu einem dynamischen Ideenmanagement. Die Mitarbeiter k√∂nnen Verbesserungsvorschl√§ge erstellen und diese digital einreichen. Sie werden automatisch √ľber die Bearbeitung der Vorschl√§ge informiert. Mit der Ideenmanagement App bieten Sie Ihren Mitarbeitern transparente und effiziente Prozesse und beenden endg√ľltig die Zeiten des Briefkastens f√ľr Verbesserungsvorschl√§ge. Die drei wesentlichen Schritte sind in dem nachfolgenden Diagramm dargestellt

Der Prozess‚Äč

In dem folgenden Schaubild sind die zentralen Phasen während des Prozesses der Ideengenerierung dargestellt.

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Prozessschritte‚Äč

  • Generieren und Erfassen von neuen Ideen
  • Annahme der Idee und erste fachliche Pr√ľfung
  • Umsetzung der Idee und Erfassung des Fortschritts der Umsetzung
graph TD A[Idee erstellen oder √ľberarbeiten] --> B[Ideenkoordinator ausw√§hlen]; B --> C[Idee abschicken]; C --> D{Annahme durch Koordinator?}; D -- Ja --> E[Bearbeitung durch Manager / Owner]; D -- Nein --> A; E --> F{Optionale Gutachtenphase}; F -- Gutachten angefordert --> F2[Warten auf Reaktion der Gutachter]; F2 --> G; F -- Keine Gutachten --> G[Abschluss der Gutachtenphase]; G --> H[Umsetzungsphase]; H --> I[Abschluss der Idee];

Beteiligte Personen und Rollen‚Äč

Ersteller: Person, die die Idee erstellt hat. Um Ideen einreichen zu können ist mindestens die Rolle Standard im Ideenmanagement notwendig.

Ideenkoordinator: Der Ideenkoordinator erh√§lt die Idee, nachdem Sie vom Mitarbeiter eingereicht wurde. Der Ideenkoordinator nimmt die erste fachliche Beurteilung vor. Er ist somit der Gatekepper, der daf√ľr sorgt, dass nur Ideen, die den Mindestanforderungen entsprechen im weiteren Prozess ber√ľcksichtigt werden. M√∂gliche Ideenkoordinatoren m√ľssen in der Rolle Ideenkoordinator sein.

Ideenmanager / Prozessverantworlicher: Nach erfolgreicher Pr√ľfung durch den Ideenkoordinator entscheidet der Ideenmanager √ľber die tats√§chliche Umsetzung des Verbesserungsvorschlags. Zur Unterst√ľtzung kann der Ideenmanager weitere Mitarbeiter um ein Gutachten bitten. Zus√§tzlich ist verantwortlich daf√ľr, dass Ma√ünahmen eingeleitet werden, damit die Idee auch tats√§chlich umgesetzt wird. Der Ideenmanager wird zum Zeitpunkt des Abschickens der Idee festgelegt. Als Ideenmanager kommen alle Nutzer in der Rolle Ideenmanager in Frage. Das Festlegen erfolgt w√§hrend des Abschickens automatisch und kann durch Ideenmanager auch wieder ge√§ndert werden.

Gutachter: Jeder Mitarbeiter kann von dem Ideenmanager um ein Gutachten gebeten werden. Die Einbindung von Gutachten ist optional. F√ľr Gutachter ist mindestens die Rolle Standard im Ideenmanagement notwendig.

Wie erfasse ich eine Idee‚Äč

Um Ihre erste Idee zu erfassen, ben√∂tigen Sie nur wenige Klicks. Starten Sie die App Ideenmanagement. Klicken Sie auf ‚Äú+ Neu‚ÄĚ und erfassen Sie Ihre Idee. Zur einheitlichen Strukturierung des Erfassens der Ideen werden Ihnen w√§hrend des Erfassens einige einfache Fragen gestellt.

Nach einem Klick auf den Speicher Button werden Sie zur Detailansicht weitergeleitet. Hier haben Sie die M√∂glichkeit Ihre Ideen noch einmal korrektur zu lesen. Vor dem Abschicken der Idee m√ľssen Sie einen Ideenkoordinator ausw√§hlen. Sollte in Ihrem System nur eine Person als Ideenkoordinator vorgesehen sein, √ľberspringen Sie diesen Schritt automatisch. Danach k√∂nnen Sie Ihre Idee abschicken.

Hinweis: Solange Sie Ihre Idee noch nicht abgeschickt haben, ist diese nur f√ľr Sie selbst sichtbar. Nachdem abschicken k√∂nnen Sie Ihre Idee nicht mehr bearbeiten.

Abgesehen vom direkten abschicken Ihrer Idee können Sie auch weitere Mitwirkende festlegen, falls die Idee in einer Gruppe entstanden ist. Auch können Sie den Ideenkoordinator ändern, falls Sie der Meinung sind, dass jemand anderes besser zur Beurteilung geeignet ist.

Zus√§tzlich haben Sie auch die M√∂glichkeit Anh√§nge zu Ihrer Idee hinzuzuf√ľgen, um z.B. Zeichnungen hinzuzuf√ľgen.

Was passiert nach dem Abschicken der Idee?

Nach dem Abschicken der Idee brauchen Sie sich um nichts mehr zu k√ľmmern. Der Ideenkoordinator wird automatisch per E-Mail benachrichtigt und k√ľmmert sich um alles Weitere.

Sie haben jederzeit die M√∂glichkeit die Umsetzung und den Status Ihrer Idee einzusehen. Sollte sich der Status √§ndern, werden Sie hier√ľber zus√§tzlich per E-Mail informiert. Es ist also nicht notwendig, dass sie hier aktiv nachforschen.

Idee wurde zur√ľckgeschickt

Sollte der Koordinator noch Fragen z.B. zur Umsetzbarkeit Ihrer Idee haben, kann es sein, dass die Idee zu Ihnen zur√ľckgeschickt wird. In diesem Fall erhalten Sie eine E-Mail Benachrichtigung und die Idee taucht in Ihrer zentralen √úbersicht mit einem roten Symbol markiert auf. Sie haben jetzt die M√∂glichkeit die Idee zu verbessern und neu einzureichen oder darauf zu verzichten die Idee einzureichen. In diesem Fall k√∂nnen Sie die Idee auch aus Ihrer √úbersicht l√∂schen.

Annahme der Idee und erste fachliche Pr√ľfung - Annahme- und Gutachtenphase‚Äč

Wenn Sie als Ideenkoordinator innerhalb Ihrer Organisation festgelegt sind, liegt es an Ihnen die erste fachliche Pr√ľfung der Idee vorzunehmen.

Tipp: Einigen Sie sich innerhalb ihre Unternehmens welche Kriterien eine Idee erf√ľllen muss, damit sie als solche akzeptiert wird.

Als sinnvolle Kriterien f√ľr eine Idee kann z.B. gelten:

  • Die Verbesserung muss realistisch sein

  • Die Idee nutzt dem Unternehmen

  • Der Aufwand zur Umsetzung muss eine begrenzte Amortisationsdauer haben z.B. 1 Jahr

Keine Idee ist explizit:

  • M√§ngelhinweise, die nur die Wiederherstellung des IST-Zustands beschreiben

  • Schriftliches Festhalten der Anweisung eines Vorgesetzten

Sobald Arbeit f√ľr Sie in Ihrer Rolle als Ideenkoordinator ansteht erhalten Sie eine Benachrichtigung per E-Mail. In der E-Mail finden Sie einen Link mit dem Sie direkt auf die Idee zugreifen k√∂nnen. Alternativ werden Sie auf der Startseite der App auch darauf hingewiesen, dass Sie noch √ľber die Akzeptanz von Ideen entscheiden m√ľssen.

Als Ideenkoordinator k√∂nnen Sie die Idee dann entweder genehmigen oder zum Absender zur√ľckschicken. Sollte die Idee nicht den notwendigen Kriterien entsprechen, k√∂nnen Sie die Idee zum Absender zur√ľckschicken.Beim Zur√ľckschicken k√∂nnen Sie einen kurzen Kommentar mit einer Begr√ľndung eingeben. Dies soll dabei helfen, dass die Einreicher verstehen, warum eine Idee nicht den notwendigen Kriterien entspricht.

Optionale Beurteilung der Idee in einer Gutachtenphase‚Äč

Als Ideenmanager sind Sie in dieser Phase erstmals gefragt. Nach die Idee durch den Ideenkoordinator angenommen wurde, erhalten Sie als Ideenmanager eine E-Mail Benachrichtigung. Zusätzlich finden Sie auch auf der Startseite der App einen Hinweis auf anstehende Aufgaben.

Falls es sich bei der Idee um ein komplexeres Problem handelt, k√∂nnen Sie Gutachter zu der Idee hinzuf√ľgen. Diese werden per E-Mail √ľber die Anfrage benachrichtigt und k√∂nnen dann entscheiden, ob sie die Idee bef√ľrworten oder nicht.

Tipp: Die Ideenphase kann, so lange die Idee nicht als abgeschlossen gekennzeichnet ist, auch wieder eröffnet werden.

Entscheidung √ľber die m√∂gliche Umsetzung der Idee‚Äč

Alternativ k√∂nnen Sie diesen Schritt auch √ľberspringen und die Gutachtenphase direkte schlie√üen. Beim Schlie√üen der Gutachtenphase werden Sie gefragt, ob die Idee umgesetzt werden soll oder nicht. M√∂glicherweise gibt es ja Ideen die eigentlich gut sind, aber deren Umsetzung zu aufwendig ist. Hier k√∂nnen Sie dann festhalten, dass die Idee nicht umgesetzt werden soll.

Erfassen relevanter Daten zu Pr√§mien, Einsparpotential und Umsetzung‚Äč

Als Ideenmanager ist es Ihre Aufgabe relevante Daten zu erfassen, die den Erfolg der Idee beschreiben. Wir unterscheiden hier drei quantifizierbare Werte.

  1. Geschätzte Einsparungen: Was wird wahrscheinlich durch diese Idee eingespart.

  2. Realisierte Einsparungen: Was wurde tatsächlich mit dieser Idee eingespart.

  3. Prämie: Welche Prämie erhält der Einreicher der Idee.

Diese Daten erfassen Sie im Umsetzungsbereich mit einem Klick auf den Button ‚ÄúDetails festlegen‚ÄĚ.

Tipp: Auch hier ist es sinnvoll vorab zu festzulegen, wie sich die Werte berechnen. Insbesondere bei kontinuierlichen Einsparungen ist es sinnvoll vorab festzulegen welcher Zeitraum betrachtet wird. Die Prämie sollte entweder ein fester Wert sein oder besser noch eine Wert der sich an den Einsparungen orientiert.

Wie beende ich den Prozess?

Wenn Sie alle Daten erfasst haben, klicken Sie auf den ‚ÄúAbgeschlossen‚ÄĚ Button. Danach ist die Idee in den Standardfiltern nicht mehr sichtbar, sodass Sie sich nicht mehr mit alten und abgeschlossenen Ideen besch√§ftigen m√ľssen. Sollten Sie die Idee f√§lschlicherweise abgeschlossen haben, k√∂nnen Sie diese Aktion auch wieder r√ľckg√§ngig machen.

Wer kann wann auf eine Idee zugreifen und Inhalte √§ndern?‚Äč

Abweichungen beim Arbeiten mit Gruppen

Sobald Sie die Nutzer in verschiedene Gruppen einteilen können Sie neben dem Koordinator auch den Owner / Ideenmanager festlegen. Als Owner sehen Sie die Ideen, bei denen Sie als Owner festgelegt wurden und die Ideen, die keinem Owner zugeordneten Ideen.

Von der Erstellung der Idee bis zur finalen Umsetzung durchläuft die Idee verschiedene Schritte und ändert ihren Status. Verbunden mit den Statusänderungen haben verschiedenen Personen Zugriff auf die Idee. Die einzelnen Möglichkeiten werden im Folgenden darstellt:

Während der ganzen Zeit hat der Ersteller Zugriff auf die Idee.

Mit diesen Status Möglichkeiten haben folgende Personen bzw. Rolleninhaber Zugriff auf die Idee:

  • Offen: Nur der Ersteller hat Zugriff

  • Abgeschickt: Ersteller, Mitwirkende, Ideenkoordinator und Ideenmanager

  • Angenommen: Ersteller, Mitwirkende, Ideenkoordinator und Ideenmanager

  • Zur√ľck zum Absender: Ersteller

  • In Gutachtenphase: Ersteller, Mitwirkende, Gutachter, Ideenkoordinator und Ideenmanager

  • In Bearbeitung: Ersteller, Mitwirkende, Gutachter, Ideenkoordinator und Ideenmanager

  • Abgeschlossen: Ersteller, Mitwirkende, Gutachter, Ideenkoordinator und Ideenmanager

Neben dem Zugriff auf Ideen wird das Vergeben von Schlagworten und das Verwalten von angehängten Dateien separat behandelt.

  • √Ąndern von Schlagworten: Ersteller vor dem Abschicken; Ideenkoordinator oder -manager sofern Zugriff auf die Idee besteht

  • √Ąndern von angeh√§ngten Dateien: Ersteller vor dem Abschicken; Ideenkoordinator oder -manager sofern Zugriff auf die Idee besteht

Wann werden Benachrichtigungen verschickt, wenn Ideen bearbeitet werden‚Äč

EreignisEmpfängerBesonderheit
Idee wird abgeschicktIdeenkoordinator
Idee zur√ľck zum AbsenderErsteller der Idee
Idee angenommenErsteller der Idee
Ideenmanager
Wechsel IdeenkoordinatorBenachichtigung an neuen KoordinatorIdee muss bereits abgeschickt sein
Wechsel IdeemanagerBenachichtigung neuer IdeenmanagerIdee muss bereis angenommen sein
Gutachter hinzugef√ľgtGutachterCheckbox beim Verkn√ľpfungsdialog darf nicht abgew√§hlt sein
Gutachten beantwortetIdeenmanager
Idee abgeschlossenErsteller der Idee

Allgemeine Benachrichtigungen, die auch in anderen Apps verschickt werden finden Sie im Abschnitt √ľber Benachrichtigungen

Wie gut funktioniert mein Ideenmanagement?‚Äč

Um einen √úberblick √ľber alle eingereichten Ideen zu haben, gibt es den Bereich Dashboard & Reportings. Hier finden Sie einfache Auswertungen, die es erm√∂glichen einen echten Eindruck davon zu bekommen, wie gut der Ideenprozess im Unternehmen l√§uft und welchen Gewinn er Ihrer Organisation bringt. Alle Auswertungen stehen jederzeit live und aktuell zur Verf√ľgung.

Best Practices‚Äč

Ideenmanagement f√ľr mehrere Standorte