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Schulungen & Qualifikationen (Talent Manager)

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Die App Talent Manager wird der zukĂĽnftige zentrale Anlaufpunkt fĂĽr alle Themen, die Anforderungen, Qualifikationen und Mitarbeiter betreffen. Auch wenn sich der Talent Manager noch im Aufbau befindet, so sind die einzelnen Funktionen in den bisher einzelnen Apps Schulungen und Aufgaben und Qualifikationen schon verfĂĽgbar.

Mit der App Talent Manager erreichen Sie folgende Ziele

  • Erstellen Sie Anforderungsprofile and Positionen und Aufgaben in Ihrer Organisation
  • Finden Sie fĂĽr anstehende Aufgaben die Mitarbeiter, die am besten geeignet sind
  • Verpassen Sie keine Fristen bleiben Sie auf einem aktuellen Stand bei wiederkehrenden Qualifikationen Ihrer Mitarbeiter
  • Fassen Sie alle Informationen in einer Datenquelle zusammen

‍Mit uns und unserem Talent Manager bieten Sie den Menschen in Ihrer Organisation den Rahmen und die Freiheit, die sie brauchen, um mutig voranzugehen und neue Ideen einzubringen. Und so Ihr Unternehmen erfolgreich in die Zukunft zu führen. Starten Sie mit unserem Talent Manager, um faktenbasierte Entscheidungen zu treffen.

Lesen Sie unseren Leitfaden fĂĽr einen einfachen Start.

Unser Talent Manager besteht aus 3 Bausteinen

  • Aufgaben
  • Qualifikationen
  • Schulungen

Der Talent Manager baut dabei auf der App Mitarbeiter auf.

Beziehung der einzelnen Informationen​

Zum besseren Verständnis der Beziehung der einzelnen Informationen, ist in dem folgenden Schaubild die Beziehung der einzelnen Information darstellt.

graph TD A[Positionen des Mitarbeiters] --> B[Aufgaben, die in dieser Position ausgefĂĽhrt werden mĂĽssen]; B --> C[Qualifikationen notwendig fĂĽr die AusfĂĽhrung der Aufgabe]; C --> D[Abgleich mit vorhandenen Qualifikationen des Mitarbeiters]; M[Mitarbeiter] --> E[Mitarbeiter direkt manuell zugeordnete Aufgaben]; E --> C; M --> A;

Aufgaben​

Aufgaben sind die Tätigkeiten in Ihrer Organisation, die regelmäßig zu erledigen sind und bei denen es notwendig ist festzulegen, wer diese ausführen soll. Legen Sie fest welche Aufgaben in Ihrer Organisation zu erledigen sind. Beispiele für typische Aufgaben sind:

  1. Angebote erstellen
  2. Rechnungen schreiben
  3. Personalplanung

Tipp: Starten Sie mit den wichtigsten Aufgaben in Ihrem Unternehmen, die notwendig sind, um Ihre Kernprozesse zuverlässig auszuführen.

Matrix​

In der Aufgabenmatrix werden Personen den festgelegten Aufgaben gegenüber gestellt. Sie können hier auf einen Blick erkennen, wie qualifiziert die Personen für die jeweiligen Aufgaben sind.

DarstellungBedeutung
Blauer HintergrundAufgabe wird auf Grund verknüpfter Positionen oder direkt zugeordneter Aufgaben benötigt
Vollständig ausgefüllter Kreis100% qualifiziert für Aufgabe
TeilausgefĂĽllter KreisAnteilig qualifiziert fĂĽr Aufgabe

Qualifikationen​

Qualifikationen sind Fach- oder Sozialkompetenzen, die die Eignung einer Person für eine bestimmte Aufgabe beschreiben. Legen Sie fest welche Qualifikationen in Ihrer Organisation benötigt werden, um die anfallenden Aufgaben zu erledigen. Beispiele für Qualifikationen sind:

  • ERP Kenntnisse
  • MS-Office Kenntnisse
  • FĂĽhrerschein
  • Abgeschlossenes Studium

Matrix​

In der App Aufgaben & Qualifikationen können Sie sich auf einen Blick anschauen, welchen Qualifikationsbedaf es in Ihrem Unternehmen gibt. Hierzu werden die Mitarbeiter den Qualifikationen gegenüber gestellt.

Zur weiteren Veranschaulichung welche Informationen Sie erhalten können, nehmen wir folgende Beispiel Daten an (diese sind auch in unseren Testystemen enthalten).

In unserem Unternehmen gibt es einen Mitarbeiter Lukas Guss dieser hat die Positionen Vertriebsassistenz und Arbeitssicherheitsbeauftragter. FĂĽr die Positionen ergeben sich folgende Anforderungen (A = Aufgaben, Q = Qualifikationen):

  • Vertriebsassistenz (P1)
    • Erstellen von Reportings (A1)
      • SAP Kenntnisse (Q1)
      • Deutsch in Wort und Schrift (Q2)
      • Powerpoint Kenntnisse (Q3)
      • Word Kenntnisse (Q4)
      • Excel Kenntnisse (Q5)
    • Erstellen von Angeboten (A2)
      • Deutsch in Wort und Schrift (Q2)
      • Powerpoint Kenntnisse (Q3)
      • Word Kenntnisse (Q4)
      • Excel Kenntnisse (Q5)
  • Arbeitssicherheitsbauftragter (P2)
    • Ersthelfer (A3)
      • Ersthelfer (Q6)

Unser Beispiel Mitarbeiter Lukas Guss erfĂĽllt die an ihn gestellten Anforderungen wie folgt:

  • SAP Kenntnisse (Q1) 50%
  • Deutsch in Wort und Schrit(Q2) 100%
  • Powerpoint Kenntnisse (Q3) 100%
  • Word Kenntnisse (Q4) 100%
  • Excel Kenntnisse (Q5) 100%
  • Ersthelfer (Q6) 100% aber ungĂĽltig

Daraus ergibt sich, dass sich die Eignung fĂĽr die Aufgaben wie folgt berechnet:

Eignung für die Aufgabe Ersthelfer​

Eignung Ersthelfer (A3) = 100% Q6 \* 0 (weil abgelaufen) => 0% Eignung

Eignung für die Aufgabe Erstellen von Reportings​

Eignung Erstellen von Reportings (A1) = (50% Q1 + 100% Q2 + 100% Q3 + 100% Q4 + 100% Q5) / 5 (Anzahl der Qualifikationen) = 90 %

Eignung für die Position Vertriebsassistenz​

Eignung Position Vertriebsassistenz (P1) = (100% Eignung Aufgabe Erstellen von Angeboten + 90% Aufgabe Erstellen von Reportings) / 2 (Anzahl Aufgaben) = 95%

Individuelle Berechnung der Eignung mit Hilfe von Formeln​

Das Berechnen von Eignung mittels Formeln ist derzeit noch nicht ĂĽberall verfĂĽgbar.

In einigen Fällen reicht unsere standardmäßige Berechnung der Eignung nicht aus. Für diesen Fall können individuelle Formeln festgelegt werden. Dies kann z.B. in folgenden Szenarien vorliegen:

  • Nur eine Teilmenge von mehreren Qualifikationen ist erforderlich
  • Eine Qualifikation wird nur teilweise benötigt

Eine Teilmenge von Qualifikationen kann z.B. erforderlich sein, wenn Sie als Aufgabe 3G am Arbeitsplatz einführen. Hierfür wird eine der folgenden Qualifikationen benötigt.

  • Geimpft
  • Genesen
  • Antigen Schnelltest
  • PCR Test

Als Formel fĂĽr diese Aufgabe muss dann folgendes festgelegt werden.

max(Geimpft,Genesen,Antigen Schnelltest, PCR Test)

Mit dieser Formel wird die Eignung berechnet als das Maximum einer der genannten Qualifikationen in dem max() Ausdruck. Wenn also die Qualifikationen mit folgenden Werten vorhanden wären

max(0.1,0.2,0.3,0.4) = 0.4 => 40%

(Dezimal Komma durch Punkt ersetzt zur Lesbarkeit)

Dass eine Qualifikation nur teilweise benötigt wird, könnte z.B. der Fall sein, wenn Sie die Aufgabe Angebote erstellen haben. Hierfür werden folgende Qualifikationen benötigt:

  • Excel Kenntnisse - aber nur teilweise (zu 50%), da es lediglich um einfache Berechnungen geht.
  • Verhandlungsgeschick - 100% der Qualifikation erforderlich, um das meiste herauszuholen.

Die Formel fĂĽr diesen Fall lautet:

(min("Excel Kenntnisse"/0,5,1)+Verhandlungsgeschick)/2

Wenn Sie jetzt einen Mitarbeiter haben, der Excel Kenntnisse zu 25% besitzt und Verhandlungsgeschick zu 100% besitzt, berechnet sich die Eignung als:

(min(0,25/0,5,1)+1)/2) = 0,75 => 75% Eignung

Damit unser Formeleditor die richtig arbeiten kann, müssen Sie für die einzelnen Qualifikationen Variablen verwenden. Die Variable setzt sich zusammen aus den Teilen QualificationId_ und dann der tatsächlichen ID der jeweiligen Qualifikation. Für die Qualifikation mit der ID 25 ergibt sich dann z.B. als Variable der Name QualificationId_25.

Erklärung der Darstellung der Qualifikationsmatrix​

Qualifikationsmatrix

Wie lässt sich mit diesem Wissen jetzt die Qualifikationsmatrix interpretieren? In der Qualifikationsmatrix gibt es verschiedene Darstellungen, die sich aus den vorhandenen Daten ergeben. Alle Möglichkeiten sind in der folgenden Tabelle aufgelistet.

DarstellungBedeutung
Blauer HintergrundQualifikation wird auf Grund verknüpfter Positionen oder direkt zugeordneter Aufgaben benötigt
Vollständig ausgefüllter KreisQualifikation zu 100% vorhanden
TeilausgefĂĽllter KreisQualifikation anteilig vorhanden
Rotes WarndreieckQualifikation benötigt aber nicht vorhanden
Roter KreisQualifikation vorhanden aber abgelaufen
Gelber KreisQualifikation vorhanden aber innerhalb der Vorwanzeit - läuft also bald ab

Dashboard​

Innerhalb des Dashboards werden die Daten aus der Matrix aggregiert dargestellt. Ziel ist auf einen Blick erkennen zu können, ob innerhalb einzelner Abteilungen oder Positionen Ihrer Organisation Handlungsbedarf besteht.

Wie ergeben sich die Werte innerhalb der Tabelle? TODO: Bild Q-Matrix Dashboard Wenn wir uns beispielsweise die Daten gruppiert nach Abteilungen anschauen ist die Tabelle folgendermaßen zu verstehen. Basierend auf dem gewählten Filter werden die dargestellten Personen vorausgewählt. Dann wird geschaut, welche Abteilungen mit dieser Auswahl an Mitarbeitern verknüpft sind. In der zweiten Spalten unter Personen wird die Anzahl der Mitarbeiter dargestellt, die mit der Abteilung verknüpft sind. In der Spalte Status ergeben sich dann drei Zahlen in grün, gelb und rot. Die Berechnung der Zahlen ist in der folgenden Tabelle dargestellt. Zunächst wird die Anzahl der gesamt benötigten Qualifikationen berechnet. Dies könnte z.B. 10 sein. Zur Vereinfachung werden in dieser Tabelle anteillige Qualifikationserfüllungen auch mit 100% berücksichtigt.

Zu den benötigten Qualifikationen zählen:

  • Qualifikationen, die durch direkt zugeordnete Aufgaben gefordert werden.
  • Qualifikationen, die durch verknĂĽpfte Positionen und damit verbundene Aufgaben gefordert werden.
MitarbeiterBenötigte QualifikationenVorhandenVorhanden mit Vorwarnzeit erreichtAbgelaufenNicht vorhanden
A55
B3111
C211
Summe10712

Wenn alle Mitarbeiter einer Abteilung angehören, würden sich aus dem Beispiel folgende Zahlen ergeben.

FarbeBedeutungProzentwert basierend auf Beispiel
RotAnteil der nicht vorhanden benötigten Qualifikationen.20%
GelbAnteil der benötigten Qualifikationen, die innerhalb der Vorwarnzeit sind10%
GrünAnteil der benötigten Qualifikationen, die vorhanden sind70%

Die Gruppierung nach einzelnen Positionen funktioniert analog.

Schulungen​

Die App Schulungen & Qualifikationen stellt das Schulungsmanagement und das Qualifikationsmanagement dar. Die umfangreiche Funktionalität unterstützt Sie bei der optimalen Befähigung Ihrer Mitarbeiter für deren Unternehmensfunktionen. Die App beinhaltet ein klassisches Schulungsmanagement, um für die Mitarbeiter Schulungen zu verwalten, zu planen und zu dokumentieren. Für eine Ermittlung des Schulungsbedarfs werden in der Qualifikationsmatrix (Skill Matrix) die Mitarbeiter und ihre vorhandenen Qualifikationen visualisiert. In der Funktionsmatrix werden die Mitarbeiter ihren Unternehmensfunktionen und den dafür notwendigen Qualifikationen gegenübergestellt.

Erstellen von Schulungen​

Wählen Sie aus der Navigationsleiste den Eintrag "Ressourcen" -> "Schulungsmanagement"

Klicken Sie in dem Modul Schulungsmanagement auf "Neu".

FĂĽllen Sie das Formular aus, klicken Sie auf "Speichern" und schon haben Sie Ihre erste Schulung erstellt.

Erläuterung der Formularfelder:

  • Kategorie: Um welche Art von Schulung handelt es sich

  • Titel: Kurzbeschreibung – Was ist das Thema

  • Geplant – Wann soll die Schulung stattfinden

  • Bei Bedarf Reiter „Erweitert“ auswählen, um weitere Informationen zu erfassen

  • Weitere Informationen unter „Erweitert“

    • Verantwortlich – Wer fĂĽhrt die Schulung durch und ist fĂĽr den Inhalt und die DurchfĂĽhrung verantwortlich
    • Beschreibung – Detailliertere Beschreibung der Schulung
    • Wirksamkeit durch Teilnehmer beurteilbar – Teilnehmer können durchgefĂĽhrte Schulungen bewerten
    • Teilnehmer können sich selbst anmelden – Wenn Schulungen im Voraus geplant werden, kann es so eingestellt werden, dass sich die Teilnehmer selbst einladen können
    • Maximale Anzahl Teilnehmer – Ist die Anzahl der Teilnehmer begrenzt z.B. aus PlatzgrĂĽnden

Bearbeiten von Schulungen​

  • VerknĂĽpfen weiterer Informationen

Wie können Mitarbeiter sich selbst zu Schulungen anmelden​

Um Mitarbeitern die Möglichkeit zu geben, sich selbst zu Schulungen anzumelden müssen die entsprechenden Schulungstermine zunächst ganz regulär über Schulungsmanagement -> Neu erstellt werden. In dem Formular zur Erstellung der Schulungen findet sich die Checkbox Teilnehmer können sich selbst anmelden. Wird diese Checkbox markiert, dann können die Mitarbeiter die Schulungen unter Schulungsmanagement -> Katalog finden und sich selbst zu der Schulung anmelden.

Wie kann ich die Anzahl der Schulungsteilnehmer begrenzen​

Wenn Sie über Schulungsmanagement -> Neu eine neue Schulung planen, dann finden Sie in dem Formular das Feld Maximale Anzahl Teilnehmer, dort können Sie die Anzahl der Teilnehmer begrenzen. Wenn Sie das Feld leer lassen, dann ist die Anzahl der Schulungsteilnehmer unbegrenzt.

Die Anzahl der Schulungsteilnehmer zu begrenzen macht vorallem dann Sinn, wenn die Mitarbeiter die Möglichkeit haben sich selbst zu der Schulung anzumelden.

Wie können Qualifikationen auf Teilnehmer einer Schulung übertragen werden​

Qualifikationen können auf Teilnehmer einer Schulung übertragen werden, wenn folgende Bedingungen erfüllt sind:

  • Schulungs Status ist "Abgeschlossen"
  • Schulung ist mir Qualifikationen verknĂĽpft
  • Schulung hat Teilnehmer, zu denen die Qualifikation noch nicht ĂĽbertragen wurde
  • Nutzer ist Verantwortlicher der Schulung oder ist mindestens in der Rolle Schulungsmanagement Admin

Formulare - Evaluation und Bewertung von Schlungen​

Mit dem Verknüpfen von Formularen und Schulungen, können Sie unterschiedliche Ziele erreichen:

  • Lernstandskontrollen
  • Schulungsevaluation
  • WirksamkeitprĂĽfungen
  • Organisatorische Koordination
Beispiel fĂĽr die Verwendung von Formularen

Die geplante Schulung dauert den ganzen Tag und Sie möchten die Teilnehmer mittags verköstigen. Dabei möchten Sie Rücksicht auf Vegetarier nehmen. Folgende Schritte sind notwendig, um Formulare und Schulungen miteinander zu verknüpfen.

Wie kann ich externe Personen, die keine Mitarbeiter sind, zu Schulungen einladen​

Externe Personen, die nicht als Mitarbeiter des Unternehmens markiert sind, können auch als Teilnehmer zu Schulungen hinzugefügt werden. Ob diese dann auch z.B. E-Mail Benachrichtigungen erhalten, hängt davon ab, ob die entsprechenden Personen über einen qmBase Account verfügen.

In dem Dialog zum Hinzufügen von Teilnehmern lässt sich die Auswahl der möglichen Teilnehmer filtern.

Als Verantwortlicher und Organisator der Schulung​

Schulung erstellen

Formular erstellen

Schulung mit Formular verknüpfen​

Klicken Sie auf den Button "Formular hinzufügen" und wählen Sie das gewünschte Formular aus. Sobald Sie das Formular verknüpft haben, wird es jedem Teilnehmer zum Ausfüllen angezeigt.

Einschränken der Möglichkeit zum Ausfüllen der verknüpften Formulare​

Wenn Sie möchten, dass die Möglichkeit des Ausfüllens von Formularen an bestimmte Bedingungen geknüpft ist, können Sie das nach dem Verknüpfen des Formulars festlegen. In unserem Beispiel möchten wir erreichen, dass das Formular nur in der Planungsphase ausgefüllt werden kann, damit wir für das Mittagessen entsprechend frühzeitig einkaufen können. Daher legen wir fest, dass das Formular nur ausgefüllt werden kann, so lange der Status der Schulung als "Offen" festgelegt ist.

Sobald der Status der Schulung nicht mehr offen ist, wird der Button zum AusfĂĽllen des Formulars deaktiviert.

Antworten einsehen​

Unter der Registerkarte Antworten haben Sie die Möglichkeit die ausgefüllten Formulare einzusehen.

Als Teilnehmer der Schulung​

Schulungsteilnehmer können lediglich Formulare ausfüllen. D.h. als Teilnehmer sehen Sie direkt die verknüpften Formulare und können über einen Klick auf den Button "Formular ausfüllen" starten.

Ihre abgeschickten beantworteten Formulare können Sie unter der Registerkarte Antworten einsehen.

Sollte das AusfĂĽllen des Formulars an bestimmte Bedingungen geknĂĽpft sein, z.B. den Status der Schulung, ist der Button deaktiviert und es erscheint eine kurze Information neben dem Button.

  • MaĂźnahmen
  • Qualifikationen
  • Teilnehmer

FAQ​

Hier finden Sie Fragen und Antworten fĂĽr die Apps Schulungsmanagement und Aufgaben & Qualifikationen

Wie gehe ich vor, wenn ich eine Schulung absagen möchte?​

Über den Button mit den drei Punkten oben rechts in der Teilnehmer Karte gibt es die Möglichkeit ein weiteres Menü zu öffnen. Hier können Sie dann alle Teilnehmer selektieren, die Sie benachrichtigen möchten. Mit dem Button Teilnehmer Benachrichtigen können Sie dann eine E-Mail Benachrichtigung an die ausgewählten Teilnehmer versenden.