Schulungsmanagement

Die App Schulungen & Qualifikationen stellt das Schulungsmanagement und das Qualifikationsmanagement dar. Die umfangreiche Funktionalität unterstützt Sie bei der optimalen Befähigung Ihrer Mitarbeiter für deren Unternehmensfunktionen. Die App beinhaltet ein klassisches Schulungsmanagement, um für die Mitarbeiter Schulungen zu verwalten, zu planen und zu dokumentieren. Für eine Ermittlung des Schulungsbedarfs werden in der Qualifikationsmatrix (Skill Matrix) die Mitarbeiter und ihre vorhandenen Qualifikationen visualisiert. In der Funktionsmatrix werden die Mitarbeiter ihren Unternehmensfunktionen und den dafür notwendigen Qualifikationen gegenübergestellt.

Erstellen von Schulungen

Wählen Sie aus der Navigationsleiste den Eintrag "Ressourcen" -> "Schulungsmanagement"

Klicken Sie in dem Modul Schulungsmanagement auf "Neu".

Füllen Sie das Formular aus, klicken Sie auf "Speichern" und schon haben Sie Ihre erste Schulung erstellt.

Erläuterung der Formularfelder:

• Kategorie: Um welche Art von Schulung handelt es sich

• Titel: Kurzbeschreibung – Was ist das Thema

• Geplant – Wann soll die Schulung stattfinden

• Bei Bedarf Reiter „Erweitert“ auswählen, um weitere Informationen zu erfassen

• Weitere Informationen unter „Erweitert“

  • Verantwortlich – Wer führt die Schulung durch und ist für den Inhalt und die Durchführung verantwortlich
  • Beschreibung – Detailliertere Beschreibung der Schulung
  • Wirksamkeit durch Teilnehmer beurteilbar – Teilnehmer können durchgeführte Schulungen bewerten
  • Teilnehmer können sich selbst anmelden – Wenn Schulungen im Voraus geplant werden, kann es so eingestellt werden, dass sich die Teilnehmer selbst einladen können
  • Maximale Anzahl Teilnehmer – Ist die Anzahl der Teilnehmer begrenzt z.B. aus Platzgründen

Bearbeiten von Schulungen

Bei der Bearbeitung von Schulungen gibt es eine Vielzahl weiterer Funktionen, die im Folgenden vorgestellt werden.

Wie kann ich die Anzahl der Schulungsteilnehmer begrenzen

Wenn Sie über Schulungsmanagement -> Neu eine neue Schulung planen, dann finden Sie in dem Formular das Feld Maximale Anzahl Teilnehmer, dort können Sie die Anzahl der Teilnehmer begrenzen. Wenn Sie das Feld leer lassen, dann ist die Anzahl der Schulungsteilnehmer unbegrenzt.

Die Anzahl der Schulungsteilnehmer zu begrenzen macht vorallem dann Sinn, wenn die Mitarbeiter die Möglichkeit haben sich selbst zu der Schulung anzumelden.

Wie können Qualifikationen auf Teilnehmer einer Schulung übertragen werden

Qualifikationen können auf Teilnehmer einer Schulung übertragen werden, wenn folgende Bedingungen erfüllt sind:

• Schulungsstatus ist "Abgeschlossen"
• Schulung ist mit Qualifikationen verknüpft
• Schulung hat Teilnehmer, zu denen die Qualifikation noch nicht übertragen wurde
• Nutzer ist Verantwortlicher der Schulung oder ist mindestens in der Rolle Schulungsmanagement Admin

Sind alle Bedingungen erfüllt erscheint oberhalb der Schulung ein Banner mit einem Button zum Übertragen der Qualifikationen.

Formulare - Evaluation und Bewertung von Schulungen

Mit dem Verknüpfen von Formularen und Schulungen, können Sie unterschiedliche Ziele erreichen:

• Lernstandskontrollen
• Schulungsevaluation
• Wirksamkeitsprüfungen
• Organisatorische Koordination

Beispiel für die Verwendung von Formularen

Die geplante Schulung dauert den ganzen Tag und Sie möchten die Teilnehmer mittags verköstigen. Dabei möchten Sie Rücksicht auf Vegetarier nehmen. Folgende Schritte sind notwendig, um Formulare und Schulungen miteinander zu verknüpfen.

Als Verantwortlicher und Organisator der Schulung

Als Verantwortlicher der Schulung verfügen Sie über erweiterte Rechte und können zusätzliche Funktionen ausführen.

Schulung mit Formular verknüpfen

Klicken Sie auf den Button "Formular hinzufügen" und wählen Sie das gewünschte Formular aus. Sobald Sie das Formular verknüpft haben, wird es jedem Teilnehmer zum Ausfüllen angezeigt.

Einschränken der Möglichkeit zum Ausfüllen der verknüpften Formulare

Wenn Sie möchten, dass die Möglichkeit des Ausfüllens von Formularen an bestimmte Bedingungen geknüpft ist, können Sie das nach dem Verknüpfen des Formulars festlegen. In unserem Beispiel möchten wir erreichen, dass das Formular nur in der Planungsphase ausgefüllt werden kann, damit wir für das Mittagessen entsprechend frühzeitig einkaufen können. Daher legen wir fest, dass das Formular nur ausgefüllt werden kann, so lange der Status der Schulung als "Offen" festgelegt ist.

Sobald der Status der Schulung nicht mehr offen ist, wird der Button zum Ausfüllen des Formulars deaktiviert.

Antworten einsehen

Unter der Registerkarte Antworten haben Sie die Möglichkeit die ausgefüllten Formulare einzusehen.

Teilnahme an Schulungen

Wie können Mitarbeiter sich selbst zu Schulungen anmelden

Um Mitarbeitern die Möglichkeit zu geben, sich selbst zu Schulungen anzumelden, müssen die entsprechenden Schulungstermine zunächst ganz regulär über Schulungsmanagement -> Neu erstellt werden. In dem Formular zur Erstellung der Schulungen befindet sich die Checkbox Teilnehmer können sich selbst anmelden. Wird diese Checkbox markiert, dann können die Mitarbeiter die Schulungen unter Schulungsmanagement -> Katalog finden und sich selbst zu der Schulung anmelden.

Wie kann ich externe Personen, die keine Mitarbeiter sind, zu Schulungen einladen

Externe Personen, die nicht als Mitarbeiter des Unternehmens markiert sind, können auch als Teilnehmer zu Schulungen hinzugefügt werden. Ob diese dann auch z.B. E-Mail Benachrichtigungen erhalten, hängt davon ab, ob die entsprechenden Personen über einen qmBase Account verfügen.

In dem Dialog zum Hinzufügen von Teilnehmern lässt sich die Auswahl der möglichen Teilnehmer filtern.

Als Teilnehmer der Schulung

Schulungsteilnehmer können lediglich Formulare ausfüllen. D.h. als Teilnehmer sehen Sie direkt die verknüpften Formulare und können über einen Klick auf den Button "Formular ausfüllen" starten.

Ihre abgeschickten beantworteten Formulare können Sie unter der Registerkarte Antworten einsehen.

Sollte das Ausfüllen des Formulars an bestimmte Bedingungen geknüpft sein, z.B. den Status der Schulung, ist der Button deaktiviert und es erscheint eine kurze Information neben dem Button.

• Maßnahmen
• Qualifikationen
• Teilnehmer

Status der Teilnahme

Für alle Teilnehmer einer Schulung kann der Teilnahme Status festgelegt werden. Der Status kann durch folgende Nutzer festgelegt werden.

1. Die Teilnehmer selbst
2. Den Schulungsverantwortlichen
3. Den (Module)-Admin

FAQ

Hier finden Sie Fragen und Antworten für die Apps Schulungsmanagement und Aufgaben & Qualifikationen

Wie gehe ich vor, wenn ich eine Schulung absagen möchte?

Über den Button mit den drei Punkten oben rechts in der Teilnehmer Karte gibt es die Möglichkeit ein weiteres Menü zu öffnen. Hier können Sie dann alle Teilnehmer selektieren, die Sie benachrichtigen möchten. Mit dem Button Teilnehmer Benachrichtigen können Sie dann eine E-Mail Benachrichtigung an die ausgewählten Teilnehmer versenden.