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Benachrichtigungen

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Innerhalb von qmBase werden bei vielen Ereignissen Benachrichtigungen ausgelöst, so dass Personen, die informiert bleiben sollen, dies auch tun. Die Benachrichtigungen werden pro Ereignis als E-Mail verschickt. Wenn die Benachrichtigungen eine Aktion erfordern, enthält die Benachrichtigung einen Hinweis und einen Link, was zu tun ist.

Jede Benachrichtigung wird zeitgleich nur an eine Person verschickt. Zusätzlich gibt es E-Mail Zusammenfassungen, die regelmäßig verschickt werden und eine Übersicht der aktuellen Benachrichtigungen auf der Startseite.

Wer erhält Benachrichtigungen?

Automatische Benachrichtigungen erhält jeder Nutzer der Software. Nutzer der Software sind diejenigen, die bereits über einen Zugang zu qmBase haben. D.h. Personen, die nur in der App Mitarbeiter angelegt sind, erhalten keine Benachrichtigung. Personen, die keine Benachrichtigung erhalten können, werden an vielen Stellen mit der im Screenshot dargestellten Glocke dargestellt.

Werden Benachrichtigungen nachträglich verschickt, wenn z.B. ein Kollege sich erst später registriert?

Nein, Benachrichtigungen werden nicht nachträglich verschickt. Aufgaben, die einem Kollegen zugeordnet sind, werden aber sichtbar, sobald der Kollege sich als neuer Nutzer registriert. Zur Erklärung der nachträglichen Zuordnung von Nutzern und Mitarbeitern finden Sie hier weitere Informationen.

E-Mail Erinnerung und Zusammenfassungen

Wir verschicken wöchentlich Zusammenfassungen der anstehenden Ereignisse der kommenden 7 Tage. Diese werden in Form einer Tabelle zusammengefasst und pro App zusammengefasst verschickt. Für die einzelnen Apps werden folgende Informationen verschickt:

AppInhalte
AuditmanagementAudits als Verantwortlicher, Audits als Teilnehmer
BlogDokumente mit abgelaufenem Überwachungsintervall
DokumententenmanagementDokumente mit abgelaufenem Überwachungsintervall
InstandhaltungAnstehende Prüfungen von Inventargegenständen, für die man verantwortlich ist
IdeenmanagementAusstehende Gutachten als Gutachter einer Idee; Offene Ideen, die älter als 7 Tage sind
Projekte & MaßnahmenProjekte als Verantwortlicher, Maßnahmen als Verantwortlicher
ReklamationsmanagementReklamationen als Verantwortlicher
Risiken & ChancenRisiken und Chancen als Verantwortlicher
SchulungsmanagementAnstehende Schulungen als Verantwortlicher, anstehende Schulungen als Teilnehmer
WikiDokumente mit abgelaufenem Überwachungsintervall
ZielmanagementZiele als Verantwortlicher, Hinweis auf anstehende Bewertungen

Benachrichtigungen auf der Startseite

Auf der Startseite werden Ihnen zahlreiche Benachrichtigungen angezeigt. Hier finden Sie eine Auflistung der Benachrichtigungen mit einer kurzen Erklärung was diese bedeuten.

AppBenachrichtigungenBeschreibung
AbwesenheitsplanerAusstehende GenehmigungEs gibt Abwesenheitsanträge, die noch geöffnet sind und auf die Genehmigung durch den aktuellen Benutzer warten
AuditmanagementNicht abgeschlossen und verantwortlichEs gibt nicht abgeschlossene Audits, für die der aktuelle Benutzer als Verantwortlicher eingetragen ist
TeilnahmeEs gibt nicht abgeschlossene Audits und der aktuelle Benutzer ist beteiligt (Teilnehmer an diesem Audit)
DokumenteUnveröffentlichtUnveröffentlichte Revision haben, bei denen der aktuelle Benutzer als Verantwortlicher eingetragen ist
Ausstehende GenehmigungEs gibt Dokumente, bei denen der Veröffentlichungsprozess gestartet wurden und die auf die Genehmigung des aktuellen Benutzers warten
Zur Kenntnis zu nehmenEs gibt Dokumente, die vom aktuellen Benutzer zur Kenntnis genommen werden müssen
FormulareAuszufüllende FormulareEs gibt Formulare, bei denen Sie dazu eingeladen wurden, diese auszufüllen
InstandhaltungNächste PrüfungDiese Inspektionen stehen innerhalb der nächsten 30 tage an und ist der aktuelle Nutzer als Verantwortlicher eingetragen
Projekte & MaßnahmenNicht abgeschlossen und verantwortlichEs gibt nicht abgeschlossene Projekte & Maßnahmen für die der aktuelle Benutzer als Verantwortlicher eingetragen ist
ReklamationsmanagementNicht abgeschlossen und verantwortlichEs gibt nicht abgeschlossene Reklamationen für die der aktuelle Benutzer als Verantwortlicher eingetragen ist
SchulungenNicht abgeschlossen und verantwortlichEs gibt nicht abgeschlossene Schulungen und der aktuelle Benutzer als Verantwortlicher eingetragen
TeilnahmeEs gibt nicht abgeschlossene Schulungen, an denen der aktuelle Benutzer teilnimmt
WikiUnveröffentlichtUnveröffentlichte Revision haben, bei denen der aktuelle Benutzer als Verantwortlicher eingetragen ist
Ausstehende GenehmigungEs gibt Wikis, bei denen der Veröffentlichungsprozess gestartet wurden und die auf die Genehmigung des aktuellen Benutzers warten
Zur Kenntnis zu nehmenEs gibt Wikis, die vom aktuellen Benutzer zur Kenntnis genommen werden müssen
ZielmanagementNicht abgeschlossen und verantwortlichEs gibt nicht abgeschlossene Ziele und der aktuelle Benutzer ist als Verantwortlicher eingetragen

Allgemeine Benachrichtigungen

Benachrichtigungen für Ereignisse, die an verschiedenen Stellen der Software auftreten werden im folgenden Beschrieben:

AktionEmpfängerBeschreibung
Kommentar erstelltVerantwortlicher, Ersteller und alle Personen, die bereits einen Kommentar hinterlassen haben
Datei angefügtVerantwortlicher / Ersteller
Ändern des VerantwortlichenDer neue Verantwortliche
Ändern eines EintragsVerantwortlicherHierbei handelt es sich um Inhalt, Titel usw.

Design der Benachrichtigungen

Das Design unserer Benachrichtigungen folgt einem durchdachten Aufbau. Der Betreff der E-Mail ist nach folgendem Schema aufgebaut.

Schweregrad > App > Zweck > #{ID} {Titel des zu Grunde liegenden Elements}

Im Inhalt der Nachricht werden, falls notwendig, weitere Details beschrieben und ein Link zu dem zu Grunde liegenden Eintrag hinterlegt. In einer Tabelle werden die wichtigsten Daten strukturiert dargestellt.

VariableBeispiel
IDID des Objekts
TitelTitel des Objekts
ZweckWas soll durch die Benachrichtigung erreicht werden z.B. Idee muss freigegeben werden
SchweregradInfo, Handlung erforderlich
AppName der App z.B. Ideenmanagement
Ausgelöst durch PersonPerson, die Benachrichtigung ausgelöst hat.
Ausgelöst durch EreignisEreignis, das die Benachrichtigung ausgelöst hat.

Für den Fall, dass die E-Mail eine Handlung auslösen soll, finden Sie unterhalb der Tabelle direkt einen prägnanten Link zu der Stelle, wo die Aktion ausgeführt werden kann. In der Fußzeile der Benachrichtigung finden Sie noch einige Detailinformationen, wie etwa die eingestellte Sprache oder Links, um Ihre Benachrichtigungen zu konfigurieren.