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Benachrichtigungen

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Innerhalb von qmBase werden bei vielen Ereignissen Benachrichtigungen ausgelöst, so dass Personen, die informiert bleiben sollen, dies auch tun. Die Benachrichtigungen werden pro Ereignis als E-Mail verschickt. Wenn die Benachrichtigungen eine Aktion erfordern, enthält die Benachrichtigung einen Hinweis und einen Link, was zu tun ist.

Jede Benachrichtigung wird zeitgleich nur an eine Person verschickt. Zusätzlich gibt es E-Mail Zusammenfassungen, die regelmäßig verschickt werden und eine Übersicht der aktuellen Benachrichtigungen auf der Startseite.

Wer erhält Benachrichtigungen?

Automatische Benachrichtigungen erhält jeder Nutzer der Software. Nutzer der Software sind diejenigen, die bereits über einen Zugang zu qmBase haben. D.h. Personen, die nur in der App Mitarbeiter angelegt sind, erhalten keine Benachrichtigung. Personen, die keine Benachrichtigung erhalten können, werden an vielen Stellen mit der im Screenshot dargestellten Glocke dargestellt.

Werden Benachrichtigungen nachträglich verschickt, wenn z.B. ein Kollege sich erst später registriert?

Nein, Benachrichtigungen werden nicht nachträglich verschickt. Aufgaben, die einem Kollegen zugeordnet sind, werden aber sichtbar, sobald der Kollege sich als neuer Nutzer registriert. Zur Erklärung der nachträglichen Zuordnung von Nutzern und Mitarbeitern finden Sie hier weitere Informationen.

E-Mail Erinnerung und Zusammenfassungen

Wir verschicken wöchentlich Zusammenfassungen der anstehenden Ereignisse der kommenden 7 Tage. Diese werden in Form einer Tabelle zusammengefasst und pro App zusammengefasst verschickt. Für die einzelnen Apps werden folgende Informationen verschickt:

AppInhalte
AuditmanagementAudits als Verantwortlicher, Audits als Teilnehmer
BlogDokumente mit abgelaufenem Überwachungsintervall
DokumententenmanagementDokumente mit abgelaufenem Überwachungsintervall
InstandhaltungAnstehende Prüfungen von Inventargegenständen, für die man verantwortlich ist
Projekte & MaßnahmenProjekte als Verantwortlicher, Maßnahmen als Verantwortlicher
ReklamationsmanagementReklamationen als Verantwortlicher
Risiken & ChancenRisiken und Chancen als Verantwortlicher
SchulungsmanagementAnstehende Schulungen als Verantwortlicher, anstehende Schulungen als Teilnehmer
WikiDokumente mit abgelaufenem Überwachungsintervall
ZielmanagementZiele als Verantwortlicher

Benachrichtigungen auf der Startseite

Auf der Startseite werden Ihnen zahlreiche Benachrichtigungen angezeigt. Hier finden Sie eine Auflistung der Benachrichtigungen mit einer kurzen Erklärung was diese bedeuten.

AppBenachrichtigungenBeschreibung
AbwesenheitsplanerAusstehende GenehmigungEs gibt Abwesenheitsanträge, die noch geöffnet sind und auf die Genehmigung durch den aktuellen Benutzer warten
AuditmanagementNicht abgeschlossen und verantwortlichEs gibt nicht abgeschlossene Audits, für die der aktuelle Benutzer als Verantwortlicher eingetragen ist
TeilnahmeEs gibt nicht abgeschlossene Audits und der aktuelle Benutzer ist beteiligt (Teilnehmer an diesem Audit)
DokumenteUnveröffentlichtUnveröffentlichte Revision haben, bei denen der aktuelle Benutzer als Verantwortlicher eingetragen ist
Ausstehende GenehmigungEs gibt Dokumente, bei denen der Veröffentlichungsprozess gestartet wurden und die auf die Genehmigung des aktuellen Benutzers warten
Zur Kenntnis zu nehmenEs gibt Dokumente, die vom aktuellen Benutzer zur Kenntnis genommen werden müssen
InstandhaltungNächste PrüfungDiese Inspektionen stehen innerhalb der nächsten 30 tage an und ist der aktuelle Nutzer als Verantwortlicher eingetragen
Projekte & MaßnahmenNicht abgeschlossen und verantwortlichEs gibt nicht abgeschlossene Projekte & Maßnahmen für die der aktuelle Benutzer als Verantwortlicher eingetragen ist
ReklamationsmanagementNicht abgeschlossen und verantwortlichEs gibt nicht abgeschlossene Reklamationen für die der aktuelle Benutzer als Verantwortlicher eingetragen ist
SchulungenNicht abgeschlossen und verantwortlichEs gibt nicht abgeschlossene Schulungen und der aktuelle Benutzer als Verantwortlicher eingetragen
TeilnahmeEs gibt nicht abgeschlossene Schulungen, an denen der aktuelle Benutzer teilnimmt
WikiUnveröffentlichtUnveröffentlichte Revision haben, bei denen der aktuelle Benutzer als Verantwortlicher eingetragen ist
Ausstehende GenehmigungEs gibt Wikis, bei denen der Veröffentlichungsprozess gestartet wurden und die auf die Genehmigung des aktuellen Benutzers warten
Zur Kenntnis zu nehmenEs gibt Wikis, die vom aktuellen Benutzer zur Kenntnis genommen werden müssen
ZielmanagementNicht abgeschlossen und verantwortlichEs gibt nicht abgeschlossene Ziele und der aktuelle Benutzer ist als Verantwortlicher eingetragen

Allgemeine Benachrichtigungen

Benachrichtigungen für Ereignisse, die an verschiedenen Stellen der Software auftreten werden im folgenden Beschrieben:

AktionEmpfängerBeschreibung
Kommentar erstelltVerantwortlicher / Ersteller
Datei angefügtVerantwortlicher / Ersteller

Design der Benachrichtigungen

Der Aufbau des Betreffs ist wie folgt: Schweregrad > App > Zweck > #{ID} {Titel des zu Grunde liegenden Elements}. Im Inhalt der Nachricht werden, falls notwendig, weitere Details beschrieben und ein Link zu dem zu Grunde liegenden Eintrag hinterlegt.

VariableBeispiel
SchweregradInfo, Handlung erforderlich
AppName der App z.B. Ideenmanagement
ZweckWas soll durch die Benachrichtigung erreicht werden z.B. Idee muss freigegeben werden

Beispiel Aufbau der E-Mail Benachrichtigung


Betreff: [Handlung erforderlich] > Ideenmanagement > Freigabe angefragt > #{ID} {Titel der Idee}

Inhalt

#{ID} {Titel der Idee}

SchweregradInfo
AppIdeenmanagement
Zweck der BenachrichtigungIdee eingangen

if action required

if info


Warum bekommen Sie diese Nachricht?: {Begründung}

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