Benachrichtigungen

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Innerhalb von qmBase werden bei vielen Ereignissen Benachrichtigungen ausgelöst, so dass Personen, die informiert bleiben sollen, dies auch tun. Die Benachrichtigungen werden pro Ereignis als E-Mail verschickt. Wenn die Benachrichtigungen eine Aktion erfordern, enthält die Benachrichtigung einen Hinweis und einen Link, was zu tun ist.

Jede Benachrichtigung wird zeitgleich nur an eine Person verschickt. Zusätzlich gibt es E-Mail Zusammenfassungen, die regelmäßig verschickt werden und eine Übersicht der aktuellen Benachrichtigungen auf der Startseite.

Wer erhält Benachrichtigungen?

Automatische Benachrichtigungen erhält jeder Nutzer der Software. Nutzer der Software sind diejenigen, die bereits über einen Zugang zu qmBase haben. D.h. Personen, die nur in der App Mitarbeiter angelegt sind, erhalten keine Benachrichtigung. Personen, die keine Benachrichtigung erhalten können, werden an vielen Stellen mit der im Screenshot dargestellten Glocke dargestellt.

Werden Benachrichtigungen nachträglich verschickt, wenn z.B. ein Kollege sich erst später registriert?

Nein, Benachrichtigungen werden nicht nachträglich verschickt. Aufgaben, die einem Kollegen zugeordnet sind, werden aber sichtbar, sobald der Kollege sich als neuer Nutzer registriert. Zur Erklärung der nachträglichen Zuordnung von Nutzern und Mitarbeitern finden Sie hier weitere Informationen.

E-Mail Erinnerung und Zusammenfassungen

Wir verschicken wöchentlich Zusammenfassungen der anstehenden Ereignisse der kommenden 7 Tage. Diese werden in Form einer Tabelle zusammengefasst und pro App zusammengefasst verschickt. Für die einzelnen Apps werden folgende Informationen verschickt:

App	Inhalte
Auditmanagement	Audits als Verantwortlicher, Audits als Teilnehmer
Blog	Dokumente mit abgelaufenem Überwachungsintervall
Dokumententenmanagement	Dokumente mit abgelaufenem Überwachungsintervall
Instandhaltung	Anstehende Prüfungen von Inventargegenständen, für die man verantwortlich ist
Ideenmanagement	Ausstehende Gutachten als Gutachter einer Idee; Offene Ideen, die älter als 7 Tage sind
Projekte & Maßnahmen	Projekte als Verantwortlicher, Maßnahmen als Verantwortlicher
Reklamationsmanagement	Reklamationen als Verantwortlicher
Risiken & Chancen	Risiken und Chancen als Verantwortlicher
Schulungsmanagement	Anstehende Schulungen als Verantwortlicher, anstehende Schulungen als Teilnehmer
Wiki	Dokumente mit abgelaufenem Überwachungsintervall
Zielmanagement	Ziele als Verantwortlicher

Benachrichtigungen auf der Startseite

Auf der Startseite werden Ihnen zahlreiche Benachrichtigungen angezeigt. Hier finden Sie eine Auflistung der Benachrichtigungen mit einer kurzen Erklärung was diese bedeuten.

App	Benachrichtigungen	Beschreibung
Abwesenheitsplaner	Ausstehende Genehmigung	Es gibt Abwesenheitsanträge, die noch geöffnet sind und auf die Genehmigung durch den aktuellen Benutzer warten
Auditmanagement	Nicht abgeschlossen und verantwortlich	Es gibt nicht abgeschlossene Audits, für die der aktuelle Benutzer als Verantwortlicher eingetragen ist
	Teilnahme	Es gibt nicht abgeschlossene Audits und der aktuelle Benutzer ist beteiligt (Teilnehmer an diesem Audit)
Dokumente	Unveröffentlicht	Unveröffentlichte Revision haben, bei denen der aktuelle Benutzer als Verantwortlicher eingetragen ist
	Ausstehende Genehmigung	Es gibt Dokumente, bei denen der Veröffentlichungsprozess gestartet wurden und die auf die Genehmigung des aktuellen Benutzers warten
	Zur Kenntnis zu nehmen	Es gibt Dokumente, die vom aktuellen Benutzer zur Kenntnis genommen werden müssen
Instandhaltung	Nächste Prüfung	Diese Inspektionen stehen innerhalb der nächsten 30 tage an und ist der aktuelle Nutzer als Verantwortlicher eingetragen
Projekte & Maßnahmen	Nicht abgeschlossen und verantwortlich	Es gibt nicht abgeschlossene Projekte & Maßnahmen für die der aktuelle Benutzer als Verantwortlicher eingetragen ist
Reklamationsmanagement	Nicht abgeschlossen und verantwortlich	Es gibt nicht abgeschlossene Reklamationen für die der aktuelle Benutzer als Verantwortlicher eingetragen ist
Schulungen	Nicht abgeschlossen und verantwortlich	Es gibt nicht abgeschlossene Schulungen und der aktuelle Benutzer als Verantwortlicher eingetragen
	Teilnahme	Es gibt nicht abgeschlossene Schulungen, an denen der aktuelle Benutzer teilnimmt
Wiki	Unveröffentlicht	Unveröffentlichte Revision haben, bei denen der aktuelle Benutzer als Verantwortlicher eingetragen ist
	Ausstehende Genehmigung	Es gibt Wikis, bei denen der Veröffentlichungsprozess gestartet wurden und die auf die Genehmigung des aktuellen Benutzers warten
	Zur Kenntnis zu nehmen	Es gibt Wikis, die vom aktuellen Benutzer zur Kenntnis genommen werden müssen
Zielmanagement	Nicht abgeschlossen und verantwortlich	Es gibt nicht abgeschlossene Ziele und der aktuelle Benutzer ist als Verantwortlicher eingetragen

Allgemeine Benachrichtigungen

Benachrichtigungen für Ereignisse, die an verschiedenen Stellen der Software auftreten werden im folgenden Beschrieben:

Aktion	Empfänger	Beschreibung
Kommentar erstellt	Verantwortlicher / Ersteller
Datei angefügt	Verantwortlicher / Ersteller

Design der Benachrichtigungen

Der Aufbau des Betreffs ist wie folgt: Schweregrad > App > Zweck > #{ID} {Titel des zu Grunde liegenden Elements}. Im Inhalt der Nachricht werden, falls notwendig, weitere Details beschrieben und ein Link zu dem zu Grunde liegenden Eintrag hinterlegt.

Variable	Beispiel
Schweregrad	Info, Handlung erforderlich
App	Name der App z.B. Ideenmanagement
Zweck	Was soll durch die Benachrichtigung erreicht werden z.B. Idee muss freigegeben werden

Beispiel Aufbau der E-Mail Benachrichtigung

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Betreff: [Handlung erforderlich] > Ideenmanagement > Freigabe angefragt > #{ID} {Titel der Idee}

Inhalt

#{ID} {Titel der Idee}

Schweregrad	Info
App	Ideenmanagement
Zweck der Benachrichtigung	Idee eingegangen

if action required

if info

Warum bekommen Sie diese Nachricht?: {Begründung}

Weiterführende Beschreibung...

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