Benachrichtigungen
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Innerhalb von qmBase werden bei vielen Ereignissen Benachrichtigungen ausgelöst, so dass Personen, die informiert bleiben sollen, dies auch tun. Die Benachrichtigungen werden pro Ereignis als E-Mail verschickt. Wenn die Benachrichtigungen eine Aktion erfordern, enthält die Benachrichtigung einen Hinweis und einen Link, was zu tun ist.
Jede Benachrichtigung wird zeitgleich nur an eine Person verschickt. Zusätzlich gibt es E-Mail Zusammenfassungen, die regelmäßig verschickt werden und eine Übersicht der aktuellen Benachrichtigungen auf der Startseite.
Wer erhält Benachrichtigungen?
Automatische Benachrichtigungen erhält jeder Nutzer der Software. Nutzer der Software sind diejenigen, die bereits über einen Zugang zu qmBase haben.
D.h. Personen, die nur in der App Mitarbeiter angelegt sind, erhalten keine Benachrichtigung.
Personen, die keine Benachrichtigung erhalten können, werden an vielen Stellen mit der im Screenshot dargestellten Glocke dargestellt.
Werden Benachrichtigungen nachträglich verschickt, wenn z.B. ein Kollege sich erst später registriert?
Nein, Benachrichtigungen werden nicht nachträglich verschickt. Aufgaben, die einem Kollegen zugeordnet sind, werden aber sichtbar, sobald der Kollege sich als neuer Nutzer registriert. Zur Erklärung der nachträglichen Zuordnung von Nutzern und Mitarbeitern finden Sie hier weitere Informationen.
E-Mail Erinnerung und Zusammenfassungen
Wir verschicken wöchentlich Zusammenfassungen der anstehenden Ereignisse der kommenden 7 Tage. Diese werden in Form einer Tabelle zusammengefasst und pro App zusammengefasst verschickt. Für die einzelnen Apps werden folgende Informationen verschickt:
| App | Inhalte |
|---|---|
| Auditmanagement | Audits als Verantwortlicher, Audits als Teilnehmer |
| Blog | Dokumente mit abgelaufenem Überwachungsintervall |
| Dokumententenmanagement | Dokumente mit abgelaufenem Überwachungsintervall |
| Instandhaltung | Anstehende Prüfungen von Inventargegenständen, für die man verantwortlich ist |
| Ideenmanagement | Ausstehende Gutachten als Gutachter einer Idee; Offene Ideen, die älter als 7 Tage sind |
| Projekte & Maßnahmen | Projekte als Verantwortlicher, Maßnahmen als Verantwortlicher |
| Reklamationsmanagement | Reklamationen als Verantwortlicher |
| Risiken & Chancen | Risiken und Chancen als Verantwortlicher |
| Schulungsmanagement | Anstehende Schulungen als Verantwortlicher, anstehende Schulungen als Teilnehmer |
| Wiki | Dokumente mit abgelaufenem Überwachungsintervall |
| Zielmanagement | Ziele als Verantwortlicher, Hinweis auf anstehende Bewertungen |
Benachrichtigungen auf der Startseite
Auf der Startseite werden Ihnen zahlreiche Benachrichtigungen angezeigt. Hier finden Sie eine Auflistung der Benachrichtigungen mit einer kurzen Erklärung was diese bedeuten.
| App | Benachrichtigungen | Beschreibung |
|---|---|---|
| Abwesenheitsplaner | Ausstehende Genehmigung | Es gibt Abwesenheitsanträge, die noch geöffnet sind und auf die Genehmigung durch den aktuellen Benutzer warten |
| Auditmanagement | Nicht abgeschlossen und verantwortlich | Es gibt nicht abgeschlossene Audits, für die der aktuelle Benutzer als Verantwortlicher eingetragen ist |
| Teilnahme | Es gibt nicht abgeschlossene Audits und der aktuelle Benutzer ist beteiligt (Teilnehmer an diesem Audit) | |
| Dokumente | Unveröffentlicht | Unveröffentlichte Revision haben, bei denen der aktuelle Benutzer als Verantwortlicher eingetragen ist |
| Ausstehende Genehmigung | Es gibt Dokumente, bei denen der Veröffentlichungsprozess gestartet wurden und die auf die Genehmigung des aktuellen Benutzers warten | |
| Zur Kenntnis zu nehmen | Es gibt Dokumente, die vom aktuellen Benutzer zur Kenntnis genommen werden müssen | |
| Formulare | Auszufüllende Formulare | Es gibt Formulare, bei denen Sie dazu eingeladen wurden, diese auszufüllen |
| Instandhaltung | Nächste Prüfung | Diese Inspektionen stehen innerhalb der nächsten 30 tage an und ist der aktuelle Nutzer als Verantwortlicher eingetragen |
| Projekte & Maßnahmen | Nicht abgeschlossen und verantwortlich | Es gibt nicht abgeschlossene Projekte & Maßnahmen für die der aktuelle Benutzer als Verantwortlicher eingetragen ist |
| Reklamationsmanagement | Nicht abgeschlossen und verantwortlich | Es gibt nicht abgeschlossene Reklamationen für die der aktuelle Benutzer als Verantwortlicher eingetragen ist |
| Schulungen | Nicht abgeschlossen und verantwortlich | Es gibt nicht abgeschlossene Schulungen und der aktuelle Benutzer als Verantwortlicher eingetragen |
| Teilnahme | Es gibt nicht abgeschlossene Schulungen, an denen der aktuelle Benutzer teilnimmt | |
| Wiki | Unveröffentlicht | Unveröffentlichte Revision haben, bei denen der aktuelle Benutzer als Verantwortlicher eingetragen ist |
| Ausstehende Genehmigung | Es gibt Wikis, bei denen der Veröffentlichungsprozess gestartet wurden und die auf die Genehmigung des aktuellen Benutzers warten | |
| Zur Kenntnis zu nehmen | Es gibt Wikis, die vom aktuellen Benutzer zur Kenntnis genommen werden müssen | |
| Zielmanagement | Nicht abgeschlossen und verantwortlich | Es gibt nicht abgeschlossene Ziele und der aktuelle Benutzer ist als Verantwortlicher eingetragen |
Allgemeine Benachrichtigungen
Benachrichtigungen für Ereignisse, die an verschiedenen Stellen der Software auftreten werden im folgenden Beschrieben:
| Aktion | Empfänger | Beschreibung |
|---|---|---|
| Kommentar erstellt | Verantwortlicher, Ersteller und alle Personen, die bereits einen Kommentar hinterlassen haben | |
| Datei angefügt | Verantwortlicher / Ersteller | |
| Ändern des Verantwortlichen | Der neue Verantwortliche | |
| Ändern eines Eintrags | Verantwortlicher | Hierbei handelt es sich um Inhalt, Titel usw. |
Design der Benachrichtigungen
Das Design unserer Benachrichtigungen folgt einem durchdachten Aufbau. Der Betreff der E-Mail ist nach folgendem Schema aufgebaut.
Schweregrad > App > Zweck > #{ID} {Titel des zu Grunde liegenden Elements}
Im Inhalt der Nachricht werden, falls notwendig, weitere Details beschrieben und ein Link zu dem zu Grunde liegenden Eintrag hinterlegt. In einer Tabelle werden die wichtigsten Daten strukturiert dargestellt.
| Variable | Beispiel |
|---|---|
| ID | ID des Objekts |
| Titel | Titel des Objekts |
| Zweck | Was soll durch die Benachrichtigung erreicht werden z.B. Idee muss freigegeben werden |
| Schweregrad | Info, Handlung erforderlich |
| App | Name der App z.B. Ideenmanagement |
| Ausgelöst durch Person | Person, die Benachrichtigung ausgelöst hat. |
| Ausgelöst durch Ereignis | Ereignis, das die Benachrichtigung ausgelöst hat. |
Für den Fall, dass die E-Mail eine Handlung auslösen soll, finden Sie unterhalb der Tabelle direkt einen prägnanten Link zu der Stelle, wo die Aktion ausgeführt werden kann. In der Fußzeile der Benachrichtigung finden Sie noch einige Detailinformationen, wie etwa die eingestellte Sprache oder Links, um Ihre Benachrichtigungen zu konfigurieren.