Benachrichtigungen
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Innerhalb von qmBase werden bei vielen Ereignissen Benachrichtigungen ausgelöst, so dass Personen, die informiert bleiben sollen, dies auch tun. Die Benachrichtigungen werden pro Ereignis als E-Mail verschickt. Wenn die Benachrichtigungen eine Aktion erfordern, enthält die Benachrichtigung einen Hinweis und einen Link, was zu tun ist.
Jede Benachrichtigung wird zeitgleich nur an eine Person verschickt. Zusätzlich gibt es E-Mail Zusammenfassungen, die regelmäßig verschickt werden und eine Übersicht der aktuellen Benachrichtigungen auf der Startseite.
Wer erhält Benachrichtigungen?
Automatische Benachrichtigungen erhält jeder Nutzer der Software. Nutzer der Software sind diejenigen, die bereits über einen Zugang zu qmBase haben.
D.h. Personen, die nur in der App Mitarbeiter angelegt sind, erhalten keine Benachrichtigung.
Personen, die keine Benachrichtigung erhalten können, werden an vielen Stellen mit der im Screenshot dargestellten Glocke dargestellt.
Werden Benachrichtigungen nachträglich verschickt, wenn z.B. ein Kollege sich erst später registriert?
Nein, Benachrichtigungen werden nicht nachträglich verschickt. Aufgaben, die einem Kollegen zugeordnet sind, werden aber sichtbar, sobald der Kollege sich als neuer Nutzer registriert. Zur Erklärung der nachträglichen Zuordnung von Nutzern und Mitarbeitern finden Sie hier weitere Informationen.
E-Mail Erinnerung und Zusammenfassungen
Wir verschicken wöchentlich Zusammenfassungen der anstehenden Ereignisse der kommenden 7 Tage. Diese werden in Form einer Tabelle zusammengefasst und pro App zusammengefasst verschickt. Für die einzelnen Apps werden folgende Informationen verschickt:
App | Inhalte |
---|---|
Auditmanagement | Audits als Verantwortlicher, Audits als Teilnehmer |
Blog | Dokumente mit abgelaufenem Überwachungsintervall |
Dokumententenmanagement | Dokumente mit abgelaufenem Überwachungsintervall |
Instandhaltung | Anstehende Prüfungen von Inventargegenständen, für die man verantwortlich ist |
Ideenmanagement | Ausstehende Gutachten als Gutachter einer Idee; Offene Ideen, die älter als 7 Tage sind |
Projekte & Maßnahmen | Projekte als Verantwortlicher, Maßnahmen als Verantwortlicher |
Reklamationsmanagement | Reklamationen als Verantwortlicher |
Risiken & Chancen | Risiken und Chancen als Verantwortlicher |
Schulungsmanagement | Anstehende Schulungen als Verantwortlicher, anstehende Schulungen als Teilnehmer |
Wiki | Dokumente mit abgelaufenem Überwachungsintervall |
Zielmanagement | Ziele als Verantwortlicher |
Benachrichtigungen auf der Startseite
Auf der Startseite werden Ihnen zahlreiche Benachrichtigungen angezeigt. Hier finden Sie eine Auflistung der Benachrichtigungen mit einer kurzen Erklärung was diese bedeuten.
App | Benachrichtigungen | Beschreibung |
---|---|---|
Abwesenheitsplaner | Ausstehende Genehmigung | Es gibt Abwesenheitsanträge, die noch geöffnet sind und auf die Genehmigung durch den aktuellen Benutzer warten |
Auditmanagement | Nicht abgeschlossen und verantwortlich | Es gibt nicht abgeschlossene Audits, für die der aktuelle Benutzer als Verantwortlicher eingetragen ist |
Teilnahme | Es gibt nicht abgeschlossene Audits und der aktuelle Benutzer ist beteiligt (Teilnehmer an diesem Audit) | |
Dokumente | Unveröffentlicht | Unveröffentlichte Revision haben, bei denen der aktuelle Benutzer als Verantwortlicher eingetragen ist |
Ausstehende Genehmigung | Es gibt Dokumente, bei denen der Veröffentlichungsprozess gestartet wurden und die auf die Genehmigung des aktuellen Benutzers warten | |
Zur Kenntnis zu nehmen | Es gibt Dokumente, die vom aktuellen Benutzer zur Kenntnis genommen werden müssen | |
Instandhaltung | Nächste Prüfung | Diese Inspektionen stehen innerhalb der nächsten 30 tage an und ist der aktuelle Nutzer als Verantwortlicher eingetragen |
Projekte & Maßnahmen | Nicht abgeschlossen und verantwortlich | Es gibt nicht abgeschlossene Projekte & Maßnahmen für die der aktuelle Benutzer als Verantwortlicher eingetragen ist |
Reklamationsmanagement | Nicht abgeschlossen und verantwortlich | Es gibt nicht abgeschlossene Reklamationen für die der aktuelle Benutzer als Verantwortlicher eingetragen ist |
Schulungen | Nicht abgeschlossen und verantwortlich | Es gibt nicht abgeschlossene Schulungen und der aktuelle Benutzer als Verantwortlicher eingetragen |
Teilnahme | Es gibt nicht abgeschlossene Schulungen, an denen der aktuelle Benutzer teilnimmt | |
Wiki | Unveröffentlicht | Unveröffentlichte Revision haben, bei denen der aktuelle Benutzer als Verantwortlicher eingetragen ist |
Ausstehende Genehmigung | Es gibt Wikis, bei denen der Veröffentlichungsprozess gestartet wurden und die auf die Genehmigung des aktuellen Benutzers warten | |
Zur Kenntnis zu nehmen | Es gibt Wikis, die vom aktuellen Benutzer zur Kenntnis genommen werden müssen | |
Zielmanagement | Nicht abgeschlossen und verantwortlich | Es gibt nicht abgeschlossene Ziele und der aktuelle Benutzer ist als Verantwortlicher eingetragen |
Allgemeine Benachrichtigungen
Benachrichtigungen für Ereignisse, die an verschiedenen Stellen der Software auftreten werden im folgenden Beschrieben:
Aktion | Empfänger | Beschreibung |
---|---|---|
Kommentar erstellt | Verantwortlicher / Ersteller | |
Datei angefügt | Verantwortlicher / Ersteller |
Design der Benachrichtigungen
Der Aufbau des Betreffs ist wie folgt: Schweregrad > App > Zweck > #{ID} {Titel des zu Grunde liegenden Elements}. Im Inhalt der Nachricht werden, falls notwendig, weitere Details beschrieben und ein Link zu dem zu Grunde liegenden Eintrag hinterlegt.
Variable | Beispiel |
---|---|
Schweregrad | Info, Handlung erforderlich |
App | Name der App z.B. Ideenmanagement |
Zweck | Was soll durch die Benachrichtigung erreicht werden z.B. Idee muss freigegeben werden |
Beispiel Aufbau der E-Mail Benachrichtigung
Betreff: [Handlung erforderlich] > Ideenmanagement > Freigabe angefragt > #{ID} {Titel der Idee}
Inhalt
#{ID} {Titel der Idee}
Schweregrad | Info |
App | Ideenmanagement |
Zweck der Benachrichtigung | Idee eingegangen |
if action required
if info
Warum bekommen Sie diese Nachricht?: {Begründung}
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