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Gemeinsame Funktionen in Blog, Dokumentenmanagement und Wiki

In diesem Dokument werden die Funktionen beschrieben, die in den Apps Blog, Dokumentenmanagement und Wiki identisch sind. Alle aufgez√§hlten Apps beruhen auf einzelnen Artikeln, die bearbeitet, versioniert und freigeben werden k√∂nnen und haben daher starke √úberschneidungen. Dies hat f√ľr Sie den Vorteil, dass Sie einmal erlerntes Wissen direkt an drei Stellen wiederverwenden k√∂nnen.

Welche beteiligten Personen und Rollen gibt es im Dokumentenmanagement, Wiki und Blog?‚Äč

Die beteiligten Personen und Rollen sind im Dokumentenmanagement, Wiki und Blog identisch:

Verantwortlicher (Ersteller): Die Person, die einen Artikel erstellt wird als die Person erfasst, die f√ľr das Dokument verantwortlich ist. Die verantwortliche Person kann durch √úberarbeitung bestehender Artikel neue Artikelversionen erstellen. Die Verantwortlichkeit f√ľr einen Artikel kann auch an andere Nutzer √ľbertragen werden.

Freigeber: Der oder die Freigeber werden von dem Verantwortlichen zur Genehmigung des Artikels ausgew√§hlt. Erst wenn alle Freigeber den Artikel genehmigt haben, kann der neue Artikel bzw. die neue Artikelversion ver√∂ffentlicht werden. Nutzer die als Freigeber eingesetzt werden sollen auch m√ľssen in der Rolle Freigeber sein. Die Rollenzuordnung erfolgt im Admin-Bereich.

Kenntnisnehmer: Der Kenntnisnehmer wird automatisch √ľber neu ver√∂ffentlichte Versionen eines Artikels informierte und zur Kenntnisnahme der aktuellen Version aufgefordert. Dazu wird der Kenntnisnehmer zu dem entsprechenden Dokument auf die Liste zur Kenntnisnahme hinzugef√ľgt.

Leser: Jeder Nutzer, der auf die Artikel zugreifen kann, ist ein potenzieller Leser.

Wie werden Artikel im Dokumentenmanagement, Wiki und Blog erstellt?‚Äč

Die Erstellung von Artikeln erfolgt im Dokumentenmanagement, Wiki und Blog analog.

√úber den Button Neu kann ein neuer Artikel erstellt werden. M√∂chten Sie einen neuen Artikel erstellen haben Sie entweder die M√∂glichkeit den Artikel direkt √ľber den Texteditor in Ihrem qmBase System zu erstellen oder Sie k√∂nnen bereits bestehende Dokumente (z.B. PDF) hochladen.

Im Dokumentenmanagement wird der Artikel an der Stelle im Ordnerverzeichnis erstellt, an der Sie sich zum Zeitpunkt der Erstellung befinden. Sie können den Artikel aber jederzeit verschieben.

Hochladen von Microsoft Word oder Excel Dokumenten

Sie k√∂nnen auch Word oder Excel Dokumente hochladen. Diese Dokumente werden aber f√ľr den Leser nicht im Browser dargestellt, sondern werden dem Leser als Download zur Verf√ľgung gestellt.

Wie wird ein Artikel freigegeben, ver√∂ffentlicht und versioniert?‚Äč

Der Verantwortliche w√§hlt eine oder mehrere Personen zur Genehmigung des Dokuments aus. Im Anschluss wird der Ver√∂ffentlichungsprozess gestartet durch einen Klick auf den Button Ver√∂ffentlichung starten. Danach erhalten die Freigeber eine automatische E-Mail-Benachrichtigung, dass f√ľr Sie ein Artikel zur Freigabe vorliegt.

Die Freigeber geben den Artikel √ľber den Button Genehmigen frei. √úber das danebenliegende Kontextmen√ľ () kann der Freigeber aus weiteren Freigabeoptionen w√§hlen.

Bei entsprechender Berechtigung kann der Verantwortliche die vom ihm erstellten Artikel auch selbst freigeben.

Wurde der Artikel von allen Freigebern genehmigt, kann der Artikel von dem Verantwortlichen ver√∂ffentlicht werden. Dazu w√§hlt der Verantwortliche aus dem Kontextmen√ľ () zu dem Button Ver√∂ffentlichung starten die Versionsnummer des neuen Artikels aus. Die Versionsnummern von qmBase sind immer dreistellig. F√ľr die Versionierung gibt es kein festes Regelwerk, aber die hier beschriebene Syntax bietet sich an.

Wie werden Mitarbeiter automatisch √ľber √Ąnderungen in Artikeln informiert?‚Äč

Zu jedem Artikel gibt es in der Detailansicht die Tabelle Zur Kenntnis genommen. Personen die √ľber √Ąnderungen des Artikels automatisch in Kenntnis gesetzt werden sollen werden von dem Verantwortlichen √ľber hinzugef√ľgt. Sobald die betroffene Personen die neue Artikelversion zur Kenntnisgenommen hat wird das Datum der Kenntnisnahme in der Tabelle dokumentiert.

Wie bekommen alle Mitarbeiter √Ąnderungen mit?‚Äč

Damit alle Mitarbeiter √ľber √Ąnderungen informiert werden, gibt es die Funktion f√ľr alle zur Kenntnisnahme festlegen. Wenn ein Artikel so markiert ist, wird jedes Mal, wenn eine neue Revision eines Artikels ver√∂ffentlicht wird, die gesamte Liste der Artikel durchlaufen. Sollten bei einem Artikel noch nicht alle Mitarbeiter als Kenntnisnehmer hinzugef√ľgt worden, werden die fehlenden Mitarbeiter erg√§nzt und benachrichtigt.

Erhalten Mitarbeiter, die das Unternehmen verlassen haben noch Benachrichtigungen √ľber die √Ąnderung an neuen Artikeln?‚Äč

Nein, da sie aus dem Unternehmen ausgeschieden sind, werden sie nicht √ľber √Ąnderungen an neuen Artikeln informiert. Wenn der Artikel als von allen gepr√ľft markiert ist, wird jedes Mal, wenn eine neue Revision des Artikels ver√∂ffentlicht wird, die Liste der aktuellen Mitarbeiter des Unternehmens automatisch aktualisiert. Historische Daten, also "Zur Kenntnisnahmen", die bereits durchgef√ľhrt wurden bleiben erhalten, damit auch r√ľckblickend noch festzustellen ist, wer wann einen Artikel zur Kenntnis genommen hat.

Wie k√∂nnen Artikel im Dokumentenmanagement, Wiki und Blog miteinander verlinkt werden?‚Äč

Von einem Artikel auf einen anderen zu verlinken ist √ľberhaupt kein Problem.

Wollen Sie in innerhalb er gleichen App (z.B. im Dokumentenmanagement) aus einem Artikel auf einen anderen verlinken, dann tippen Sie einfach folgendes in Ihrem Artikel ein:

$doc:*Titel des Artikels*

Sobald Sie beginnen den Titel des Artikels einzugeben werden alle Artikel durchsucht und es werden Ihnen passende Artikel vorgeschlagen. W√§hlen Sie den richtigen Artikel aus und der Link dorthin wird automatisch eingef√ľgt.

Alternativ k√∂nnen Sie auch f√ľr alle weiteren Verlinkungen innerhalb von qmBase wie folgt vorgehen: √Ėffnen Sie in einem anderen Fenster Ihres Browsers den Artikel oder die Seite, auf die Sie verlinken m√∂chten und kopieren Sie oben aus der Adresszeile Ihres Browsers die URL. Markieren Sie in dem Texteditor den Text, der auf den Link enthalten soll und klicken Sie in der Men√ľleiste des Texteditors auf das Symbol zum Verlinken (). F√ľgen Sie die kopierte URL in dem erscheinenden Men√ľ ein und klicken sie auf Speichern

Wiedervorlage von Dokumenten - Wie stelle ich eine regelm√§√üige √úberpr√ľfung von Dokumenten sicher?‚Äč

Vertr√§ge, Arbeitsanweisungen, Datenbl√§tter und √§hnliche Dokumente m√ľssen regelm√§√üig auf Aktualit√§t gepr√ľft werden. Um diese Anforderung einfach umzusetzen, k√∂nnen Sie bei Dokumenten √úberwachungsintervalle definieren. Diese √úberwachungsintervalle k√∂nnen entweder einmalig oder auch regelm√§√üig wiederkehrend sein. Zum Festlegen des √úberwachungszeitraums wechseln Sie in die erweiterte Detailansicht eines Dokuments und legen Sie in der Karte Wiedervorlage das entsprechende Datum fest.

Was passiert mit √ľberwachten Dokumenten?‚Äč

Dokumente, die mit einem √úberwachungsdatum versehen sind, werden Ihnen auf der Startseite angezeigt, sobald das entsprechende Datum f√§llig ist. surveillanceRequired Sie k√∂nnen dann in der Wiedervorlage Karte einfach die √úberwachung quittieren. Wenn ein √úberwachungsintervall festgelegt ist, berechnet sich einfach das n√§chste Datum. Sollte keine regelm√§√üige √úberwachung festgelegt sein, verschwindet das Dokument einfach aus der Liste der √ľberwachten Dokumente. logInspection Sollten Sie bei der √úberpr√ľfung feststellen, dass das Dokument nicht mehr aktuell ist, erstellen Sie einfach eine neue Revision legen ein neuen √úberwachungszeitraum fest. Die Wiedervorlage Daten werden durch das das Erstellen einer neuen Revision eines Dokuments nicht ver√§ndert.

Was z√§hlt als Ansicht?‚Äč

Im Blog, Dokumentenmanagement und WIKI zählt jeder Aufruf eines Dokuments als Ansicht. Einschränkend wird pro Person nur ein Aufruf pro 5 Minuten gespeichert. Wir innerhalb von 5 Minuten ein Dokument mehrfach aufgerufen verschiebt sich das Ansichtsdatum jeweils auf den Moment des spätesten Aufrufs, so dass man jederzeit in im Bereich der zuletzt aufgerufenen Dokumente die richtige Reihenfolge hat.

Wie werden Schlagworte f√ľr Artikel vergeben?‚Äč

Die Vergabe von Schlagworten wird hier zentral beschrieben.