Workflow-Automatisierung

Mit Hilfe unseres Features Workflow-Automatisierungen können Sie Arbeitsabläufe automatisieren und reproduzierbar gestalten. Die möglichen Use-Cases sind dabei schier unbegrenzt, so dass dieses Feature eine große Bandbreite an Einsatzzwecken ermöglicht. Folgende Use-Cases können z.B. umgesetzt werden:

• Senden Sie eine E-Mail an eine definierte Adresse beim Ausfüllen eines Formulars mit einem bestimmten Wert.
• Legen Sie den Verantwortlichen für eine Reklamation auf Basis des Typs der Reklamation fest.
• Ändern Sie den den Status eines Ziels auf Erledigt und füllen Sie dadurch ein Custom Field mit einem vorgegeben Wert aus.

Wenn diese Themen für Sie interessant klingen, dann lesen Sie jetzt weiter und erfahren Sie alle Details zur Funktionsweise der Workflow-Automatisierungen.

info

Diese Funktion befindet sich noch in der Vorschau und ist nicht vollständig umgesetzt.

Funktionsweise

Die Funktionsweise basiert auf den drei wesentlichen Säulen Auslöser, Bedingungen und Aktionen. Diese einzelnen Säulen können in vielen denkbaren Kombinationen angeordnet werden, um unterschiedlichste Workflows zu erreichen.

flowchart TD start(Aktion in Software wird ausgelöst) start --> tr tr{Automatisierung mit Trigger vorhanden} tr -->|Nein| finish tr -->|Ja| conditions conditions{Bedingungen erfüllt} conditions -->|Nein| finish conditions -->|Ja| actions actions[Aktionen werden ausgeführt] actions --> done done[Ausgeführte Automatisierung wird in Historie gespeichert] done --> finish finish[Aktion in Software beendet]

Neue Automatisierungen können unter Einstellungen > Allgemeine > Automatisierungen erstellt werden.

Auslöser (Trigger)

Der Auslöser auch Trigger genannt ist eine Aktion, die durch einen Nutzer ausgelöst wird. Das kann z.B. das Erstellen einer Reklamation sein. Folgende Trigger sind derzeit verfügbar:

App	Auslöser	Beschreibung
Reklamationsmanagement	Reklamation erstellt	Eine neue Reklamation wurde erstellt
Reklamationsmanagement	Aktualisieren von Schlagworten	Schlagworte wurden zu einer Reklamation hinzugefügt oder entfernt
Zielmanagement	Aktualisieren von Schlagworten	Schlagworte wurden zu einem Ziel hinzugefügt oder entfernt

Bedingungen

Die Bedingungen geben Ihnen mehr Kontrolle über Ihre Automatisierungen. Mit Hilfe der Bedingungen können Sie z.B. für den Auslöser "Reklamation wird erstellt" zusätzlich die Bedingung festlegen, dass eine Reklamation vom Typ "Kunde" erstellt werden muss. Die Bedingungen sind optional. Prüfbare Bedingungen sind alle Eigenschaften, die sich aus dem auslösenden Trigger ergeben.

Bedingung	Beschreibung	Accessor	Expression
Custom Field	Ein Custom Field hat einen bestimmten Wert.	CustomFields.bcf8234a-6b4e-4dc7-a040-5f83b6f48930.Value	eq 'yes'

Aktionen

Automatisierungen bestehen aus Auslösern und Aktionen. Auslöser starten die Automatisierung und enden dann in Aktionen. Aktionen können z.B. das Versenden einer E-Mail sein. Folgende Aktionen sind derzeit verfügbar:

Aktion	Beschreibung
E-Mail	Eine E-Mail wird mit einem bestimmten Template an eine festgelegte E-Mail Adresse verschickt.
Verantwortlichen ändern	Ändern Sie den Verantwortlichen des ausgewählten Objekts

Anwendungsfälle

Konkrete Beispiele zur Lösung einzelner Anwendungsfälle finden Sie in den nachfolgenden Abschnitten.

Information des Vertriebs bei Erfassung einer Kundenreklamation

Wenn eine Kundenreklamation erfasst wird, soll der Vertrieb per E-Mail informiert werden. Das ist z.B. sinnvoll, wenn der Vertrieb über das aktuelle Reklamationsgeschehen informiert werden soll. Für diesen Anwendungsfall ist folgende Konfiguration notwendig:

Trigger

In diesem Fall wird der Trigger "Reklamation erstellt" verwendet. Dieser wird ausgelöst, wenn eine neue Reklamation erstellt wird.

Bedingung

Bei den Bedingungen wird geprüft, ob es sich um eine Kundenreklamation handelt. Dies kann dadurch erfüllt werden, dass das Feld claimType dem Wert "Customer" entspricht.

Aktion

Wenn es in Ihrem Unternehmen einen festen Verteiler für den Vertrieb z.B. sales@company.de gibt, können Sie als Aktion die Aktion E-Mail versenden auswählen. Als nächstes müssen Sie noch festlegen, welchen Inhalt die E-Mail haben soll. Hierfür legen Sie an dieser Stelle ein E-Mail Template fest.

Der Inhalt der E-Mail könnte z.B. so gestaltet werden, dass auch direkt ein Link zur entsprechenden Reklamation enthalten ist. Zur einfachen Verwendung können Sie auch auf Templates und Variablen zurückgreifen. Diese können über den Bereich der Bausteine unterhalb des Texteditor verwendet werden.