Auditmanagement

Mit Hilfe dieser App können Sie Ihr unternehmensweites Auditmanagement vollständig abbilden. Ihre Auditplanung wird stark vereinfacht und die Durchführung Ihrer internen und externen Audits unterstützt. Sämtliche Abweichungen können direkt mit Verbesserungs- oder Korrekturmaßnahmen verknüpft werden und alle Aktivitäten werden langfristig dokumentiert.

Auditmanagement Startseite

Dies ist die Startseite des Auditmanagements mit den Buttons auf linken Seitenleiste navigieren Sie sich durch das Auditmanagement. Um Ihr erstes Audit zu erstellen klicken Sie einfach auf der linken Seite auf den Button Neu. Zusätzlich kommen Sie von hier zu folgenden Bereichen:

• Audits: Übersicht aller bestehenden Audits
• Auditmatrix: Darstellung der Auditplanung als Matrix
• Einstellungen: Hier können Sie die Einstellungen des Auditmanagements einsehen und ggf. ändern

Wie erstelle ich ein Audit?

Mit dieser Funktion erstellen Sie Audits. Auf der linken Seitenleiste klicken Sie auf den Button Neu und werden auf die Maske zum Erstellen eines Audits weitergeleitet. Nachdem Sie dort die wichtigsten Informationen zu dem betreffenden Audit eingetragen haben speichern Sie das neue Audit ab.

Parameter	Typ	Beschreibung
Kategorie	Text	Audit einer Kategorie (z.B. Audit der Geschäftsführung) zuordnen. Die Kategorien werden in den Einstellungen festgelegt.
Titel	Text	Kurzer Titel mit dem sich die Maßnahmen wiederfinden lässt
Beschreibung	Text (optional)	Mehr Informationen über das spezifische Audit
Geplant	Datum	Wann das Audit erstellt wurde
Verantwortlicher	Name	Wer ist für dieses Audit verantwortlich?

Danach werden Sie auf die Detailansicht zu diesem Audit weitergeleitet und können weitere Parameter ändern oder hinzufügen. Fügen Sie zum Beispiel Maßnahmen, Ziele oder Customs fields hinzu, um optimale Transparenz für Ihr Unternehmen und einen Überblick für Ihre Mitarbeiter zu schaffen.

Parameter	Typ	Beschreibung
Zeit und Ort	Datum/Text	Informationen über den Termin des Audits und den Ort der Durchführung
Anhänge	Datei (optional)	Fügen Sie Dateien hinzu, die für dieses Audit notwendig sind
Verantwortlicher	Name	Wer ist für dieses Audit verantwortlich?
Custom Fields	Text	Mit Custom Fields können Sie zusätzliche Informationen wie das Auditergebnis und dokumentierte Informationen hinzufügen
Schlagworte	Text	Schlagworte bieten Ihnen die Möglichkeit Audits einem oder mehreren Themenfeldern zuzuordnen oder zu priorisieren
Offen/In Bearbeitung	Button	Setzen Sie den Bearbeitungsstand des Audits nach Ihren Präferenzen

Verknüpfungsmöglichkeiten für Audits

Objekt	Beschreibung und Zweck
Maßnahmen	Fügen Sie Maßnahmen hinzu, die im Zusammenhang mit diesem Audit durchzuführen sind (Verbesserungen)
Ziele	Fügen Sie Ziele hinzu, die durch dieses Audit erreicht werden sollen
Teilnehmer	Fügen Sie Teilnehmer zu einem Audit hinzu und halten Sie die Anwesenheit nach
Formulare	Formulare lassen sich verknüpfen, um hier z.B. Audit Fragebögen oder ähnliches zu hinterlegen

Auswirkungen und Aktionen im Hintergrund

Beim Erstellen eines Audits wird der Verantwortliche per E-Mail benachrichtigt. Wenn Sie selbst der Verantwortliche sind, bekommen Sie keine E-Mail. Sobald Teilnehmer zu einem Audit hinzugefügt werden, werden diese per E-Mail benachrichtigt.

Beispiel

Herr Müller möchte ein Audit erstellen. Nachdem er sich bei qmBase angemeldet hat, ruft er die App Auditmanagement auf. Er wählt in der Seitenleiste den Button Neu aus. Anschließend wählt er die Kategorie seines Audits Vertrieb aus und trägt alle wichtigen Eckdaten ein. Nachdem er auf Speichern geklickt hat, wird er zur Detailansicht weitergeleitet. Auf dieser Seite hat er die Möglichkeit weitere Daten einzutragen. Außerdem kann Herr Müller einzelne Felder editieren, falls er Daten fehlerhaft eingetragen hat. Herr Müller hat nun die Möglichkeiten Maßnahmen und Ziele mit dem Audit zu Verknüpfen und Dokumente an das Audit anzuhängen. Mit jedem Audit sehen Sie direkt welche Maßnahmen aus diesem Audit resultieren und wie deren Bearbeitungsstand ist. Für alle Maßnahmen wird eine eindeutige Verantwortlichkeit sowie eine Frist für die Fertigstellung definiert. Herr Müller kann nun Teilnehmer zu dem Audit einladen und fügt alle Personen hinzu, die bei diesem Audit zugegen sein sollen. Die Teilnehmer werden anschließend per E-Mail benachrichtigt.

Wie funktioniert die Auditmatrix?

Zur Nutzung der Auditmatrix müssen zunächst in den Einstellungen Auditanforderungen erstellt werden. Die Auditanforderungen können anschließend Auditkategorien zugeordnet werden. In der Auditmatrix lässt sich dann darstellen, ob in einem bestimmten Zeitintervall bestimmte Auditanforderungen erfüllt wurden.

Beispiel Auditmatrix

Als Auditanforderung wird ISO 9001 festgelegt. Untergeordnete Anforderungen sind:

• 5.1 Führung und Verpflichtung
• 5.2 Politik
• 5.3 Rollen, Verantwortlichkeiten und Befugnisse in der Organisation

Auditkategorien sind in unserem Beispiel

• Oberste Leitung (Geschäftsführung und Strategie)
  • Verknüpfte Anforderung 5.2 Politik
• Vertriebsprozess
  • Verknüpfte Anforderung 5.3 Rollen, Verantwortlichkeiten und Befugnisse in der Organisation

Wenn wir uns jetzt die Auditmatrix anschauen und nach der Anforderungen ISO 9001 und eine z.B. dem letzten Jahr filtern erscheint folgende Darstellung.

In dieser Darstellung können Sie sehen, dass die Anforderung ISO 9001 aus drei Unteranforderungen besteht. Zwei Audits sind geplant oder durchgeführt, die mit der Anforderung zusammenhängen. Das Audit Geschäftsführung wurde bereits durchgeführt. Daher ist der Haken hier grün. Das Audit Vertriebsprozess wurde bisher noch nicht geplant. Daher sieht man hier einen roten Hinweis. In der Matrix selbst ist ein grauer Haken hinterlegt. Das bedeutet, dass diese Anforderung theoretisch erfüllt wäre, wenn das Audit tatsächlich im Zeitraum durchgeführt wird.

Wie erstelle ich einen Auditbericht

Einen Auditbericht können Sie mit Hilfe des Dokumentenmanagements erstellen. Damit Sie Informationen, die Sie bereits im Audit erfasst haben wiederverwenden können, gibt es die Auditbericht erstellen. Je nach Konfiguration Ihres Audits erstellen Sie mit wenigen Klicks einen Bericht. Diesen können Sie dann basierend auf Ihren Auditerkenntnissen ausfüllen und an alle beteiligten Personen verteilen.

Für die Erstellung des Berichts müssen Auditanforderungen das betreffende Audit festgelegt werden. Zusätzlich müssen Sie über das Dokumentenmanagement verfügen.

Aufbau des Berichts

Der Bericht besteht aus einem einleitenden Text und eine Link zum Audit. Zusätzlich wird eine Tabelle mit den festgelegten Auditanforderungen erstellt. Die Daten hierzu stammen aus dem zugehörigen Auditkategorien und den verknüpften Auditanforderungen.

Wo finde ich Auswertungen meiner Audits?

Die Auswertungen der Audits, sowie anderer Apps, finden Sie in der App Dashboard & Reportings. Das FAQ zu der App Dashboard & Reportings finden Sie hier.

Gemeinsame Funktionalitäten

• Rollen & Berechtigungen

Gemeinsame Funktionen	Beschreibung
Audit Trail	Durch den Audit Trail können vorgenommene Änderungen innerhalb von qmbase verfolgt werden.
Kommentare	Kommentare erleichtern die Zusammenarbeit und ermöglichen Nutzer ohne Zugriffsrechte auf Einträge, Informationen hinzuzufügen und zu ergänzen.
Custom Fields	Mit Custom Fields können Sie unseren Standard vollständig an individuelle Bedürfnisse angepassen.
Anhänge	Nutzen Sie Anhänge, um ergänzende Informationen aus anderen Quellen hinzuzufügen.

Mögliche Verknüpfungen	Verknüpfungsbeschreibung
Mitarbeiter	Verknüpfen Sie Audits mit Mitarbeitern, um direkt Teilnehmer für ein Audit festzulegen.
Formulare	Die Verknüpfung mit den Formularen ermöglicht das Hinterlegen von Dokumenten wie beispielsweise Audit-Fragebögen.
Zielmanagement	Ergänzen Sie Ziele, die mit diesem Audit erreicht werden sollen.
Projekte & Maßnahmen	Definieren Sie auditbezogene Maßnahmen, um Verbesserungen zu erzielen.