Ideenmanagement

Mit der App Ideenmanagement digitalisieren Sie Ihr betriebliches Vorschlagswesen und transformieren es zu einem dynamischen Ideenmanagement. Die Mitarbeiter können Verbesserungsvorschläge erstellen und diese digital einreichen. Sie werden automatisch über die Bearbeitung der Vorschläge informiert. Mit der Ideenmanagement App bieten Sie Ihren Mitarbeitern transparente und effiziente Prozesse und beenden endgültig die Zeiten des Briefkastens für Verbesserungsvorschläge. Die drei wesentlichen Schritte sind in dem nachfolgenden Diagramm dargestellt

Der Prozess

In dem folgenden Schaubild sind die zentralen Phasen während des Prozesses der Ideengenerierung dargestellt.

Prozessschritte

• Generieren und Erfassen von neuen Ideen
• Annahme der Idee und erste fachliche Prüfung
• Umsetzung der Idee und Erfassung des Fortschritts der Umsetzung

graph TD A[Idee erstellen oder überarbeiten] --> B[Ideenkoordinator auswählen]; B --> C[Idee abschicken]; C --> D{Annahme durch Koordinator?}; D -- Ja --> E[Bearbeitung durch Manager / Owner]; D -- Nein --> A; E --> F{Optionale Gutachtenphase}; F -- Gutachten angefordert --> F2[Warten auf Reaktion der Gutachter]; F2 --> G; F -- Keine Gutachten --> G[Abschluss der Gutachtenphase]; G --> H[Umsetzungsphase]; H --> I[Abschluss der Idee];

Beteiligte Personen und Rollen

Ersteller: Person, die die Idee erstellt hat. Um Ideen einreichen zu können ist mindestens die Rolle Standard im Ideenmanagement notwendig.

Ideenkoordinator: Der Ideenkoordinator erhält die Idee, nachdem Sie vom Mitarbeiter eingereicht wurde. Der Ideenkoordinator nimmt die erste fachliche Beurteilung vor. Er ist somit der Gatekeeper, der dafür sorgt, dass nur Ideen, die den Mindestanforderungen entsprechen im weiteren Prozess berücksichtigt werden. Mögliche Ideenkoordinatoren müssen in der Rolle Ideenkoordinator sein.

Ideenmanager / Prozessverantwortlicher: Nach erfolgreicher Prüfung durch den Ideenkoordinator entscheidet der Ideenmanager über die tatsächliche Umsetzung des Verbesserungsvorschlags. Zur Unterstützung kann der Ideenmanager weitere Mitarbeiter um ein Gutachten bitten. Zusätzlich ist verantwortlich dafür, dass Maßnahmen eingeleitet werden, damit die Idee auch tatsächlich umgesetzt wird. Der Ideenmanager wird zum Zeitpunkt des Abschickens der Idee festgelegt. Als Ideenmanager kommen alle Nutzer in der Rolle Ideenmanager in Frage. Das Festlegen erfolgt während des Abschickens automatisch und kann durch Ideenmanager auch wieder geändert werden.

Gutachter: Jeder Mitarbeiter kann von dem Ideenmanager um ein Gutachten gebeten werden. Die Einbindung von Gutachten ist optional. Für Gutachter ist mindestens die Rolle Standard im Ideenmanagement notwendig.

Wie erfasse ich eine Idee

Um Ihre erste Idee zu erfassen, benötigen Sie nur wenige Klicks. Starten Sie die App Ideenmanagement. Klicken Sie auf “+ Neu” und erfassen Sie Ihre Idee. Zur einheitlichen Strukturierung des Erfassens der Ideen werden Ihnen während des Erfassens einige einfache Fragen gestellt.

Nach einem Klick auf den Speicher Button werden Sie zur Detailansicht weitergeleitet. Hier haben Sie die Möglichkeit Ihre Ideen noch einmal korrektur zu lesen. Vor dem Abschicken der Idee müssen Sie einen Ideenkoordinator auswählen. Sollte in Ihrem System nur eine Person als Ideenkoordinator vorgesehen sein, überspringen Sie diesen Schritt automatisch. Danach können Sie Ihre Idee abschicken.

Hinweis: Solange Sie Ihre Idee noch nicht abgeschickt haben, ist diese nur für Sie selbst sichtbar. Nachdem abschicken können Sie Ihre Idee nicht mehr bearbeiten.

Abgesehen vom direkten abschicken Ihrer Idee können Sie auch weitere Mitwirkende festlegen, falls die Idee in einer Gruppe entstanden ist. Auch können Sie den Ideenkoordinator ändern, falls Sie der Meinung sind, dass jemand anderes besser zur Beurteilung geeignet ist.

Zusätzlich haben Sie auch die Möglichkeit Anhänge zu Ihrer Idee hinzuzufügen, um z.B. Zeichnungen hinzuzufügen.

Was passiert nach dem Abschicken der Idee?

Nach dem Abschicken der Idee brauchen Sie sich um nichts mehr zu kümmern. Der Ideenkoordinator wird automatisch per E-Mail benachrichtigt und kümmert sich um alles Weitere.

Sie haben jederzeit die Möglichkeit die Umsetzung und den Status Ihrer Idee einzusehen. Sollte sich der Status ändern, werden Sie hierüber zusätzlich per E-Mail informiert. Es ist also nicht notwendig, dass sie hier aktiv nachforschen.

Idee wurde zurückgeschickt

Sollte der Koordinator noch Fragen z.B. zur Umsetzbarkeit Ihrer Idee haben, kann es sein, dass die Idee zu Ihnen zurückgeschickt wird. In diesem Fall erhalten Sie eine E-Mail Benachrichtigung und die Idee taucht in Ihrer zentralen Übersicht mit einem roten Symbol markiert auf. Sie haben jetzt die Möglichkeit die Idee zu verbessern und neu einzureichen oder darauf zu verzichten die Idee einzureichen. In diesem Fall können Sie die Idee auch aus Ihrer Übersicht löschen.

Annahme der Idee und erste fachliche Prüfung - Annahme- und Gutachtenphase

Wenn Sie als Ideenkoordinator innerhalb Ihrer Organisation festgelegt sind, liegt es an Ihnen die erste fachliche Prüfung der Idee vorzunehmen.

Tipp: Einigen Sie sich innerhalb ihre Unternehmens welche Kriterien eine Idee erfüllen muss, damit sie als solche akzeptiert wird.

Als sinnvolle Kriterien für eine Idee kann z.B. gelten:

• Die Verbesserung muss realistisch sein

• Die Idee nutzt dem Unternehmen

• Der Aufwand zur Umsetzung muss eine begrenzte Amortisationsdauer haben z.B. 1 Jahr

Keine Idee ist explizit:

• Mängelhinweise, die nur die Wiederherstellung des IST-Zustands beschreiben

• Schriftliches Festhalten der Anweisung eines Vorgesetzten

Sobald Arbeit für Sie in Ihrer Rolle als Ideenkoordinator ansteht erhalten Sie eine Benachrichtigung per E-Mail. In der E-Mail finden Sie einen Link mit dem Sie direkt auf die Idee zugreifen können. Alternativ werden Sie auf der Startseite der App auch darauf hingewiesen, dass Sie noch über die Akzeptanz von Ideen entscheiden müssen.

Als Ideenkoordinator können Sie die Idee dann entweder genehmigen oder zum Absender zurückschicken. Sollte die Idee nicht den notwendigen Kriterien entsprechen, können Sie die Idee zum Absender zurückschicken.Beim Zurückschicken können Sie einen kurzen Kommentar mit einer Begründung eingeben. Dies soll dabei helfen, dass die Einreicher verstehen, warum eine Idee nicht den notwendigen Kriterien entspricht.

Optionale Beurteilung der Idee in einer Gutachtenphase

Als Ideenmanager sind Sie in dieser Phase erstmals gefragt. Nach die Idee durch den Ideenkoordinator angenommen wurde, erhalten Sie als Ideenmanager eine E-Mail Benachrichtigung. Zusätzlich finden Sie auch auf der Startseite der App einen Hinweis auf anstehende Aufgaben.

Falls es sich bei der Idee um ein komplexeres Problem handelt, können Sie Gutachter zu der Idee hinzufügen. Diese werden per E-Mail über die Anfrage benachrichtigt und können dann entscheiden, ob sie die Idee befürworten oder nicht.

Wie lade ich einen Gutachter ein und wie wird er benachrichtigt?

Grundsätzlich müssen hier drei Fälle unterschieden werden, die Auswirkungen darauf haben, wie die Benachrichtigung erfolgt.

1. Der Mitarbeiter, welcher als Gutachter eingeladen werden soll, hat sich bereits registriert.

Hier kann der Gutachter direkt ausgewählt werden. Die Benachrichtigung erfolgt sofort.

2. Der Mitarbeiter, der als Gutachter eingeladen werden soll, ist lediglich als Mitarbeiter hinterlegt und hat keinen Nutzeraccount.

Hier kann der Gutachter direkt ausgewählt werden. Es erfolgt jedoch keine Benachrichtigung. Der Mitarbeiter kann dann nachträglich eingeladen werden z.B. auf der Startseite unten links. Registriert sich dann der angeschriebene Mitarbeiter, hat er direkten Zugang zu den ihm im Vorfeld zugewiesenen Ideen.

3. Der einzuladende Gutachter ist noch nicht als Mitarbeiter im System angelegt.

In diesem Fall haben Sie zwei Möglichkeiten. Wenn Sie Zugriff auf die App Mitarbeiter haben, können Sie den fehlenden Mitarbeiter direkt hier anlegen. Falls vorhanden, sollten neue Mitarbeiter immer mit der korrekten E-Mail Adresse angelegt werden, so dass die Zuordnung zwischen Mitarbeiter und Nutzer problemlos erfolgen kann. Danach kann der Mitarbeiter als Gutachter ausgewählt werden. Wenn Sie keinen Zugriff auf die App Mitarbeiter haben, können sie den Mitarbeiter wie unter 2. beschrieben zur Registrierung einladen.

Sichtbarkeit der Gutachten, wer kann das Gutachten einsehen

Die Gutachten werden standardmäßig privat erstellt. Das bedeutet das Gutachten ist sichtbar für:

• Gutachter selbst
• Owner / Ideenmanager
• Admin und Modul Admin

Wenn das Gutachten zusätzlich auch für den Einreicher der Idee sichtbar sein soll, müssen Sie das Gutachten veröffentlichen. Durch die Einschränkung der Sichtbarkeit haben Sie darüber hinaus die Möglichkeit sicherzustellen, dass

• Die Gutachter unabhängig von einander Ideen bewerten (private Gutachten)
• Die Gutachter aufeinander aufbauen können, wenn die Gutachten veröffentlicht sind.

Je nach Problemstellung können beide Varianten Ihren Vorteil haben.

Tipp: Die Ideenphase kann, so lange die Idee nicht als abgeschlossen gekennzeichnet ist, auch wieder eröffnet werden.

Entscheidung über die mögliche Umsetzung der Idee

Alternativ können Sie diesen Schritt auch überspringen und die Gutachtenphase direkte schließen. Beim Schließen der Gutachtenphase werden Sie gefragt, ob die Idee umgesetzt werden soll oder nicht. Möglicherweise gibt es ja Ideen die eigentlich gut sind, aber deren Umsetzung zu aufwendig ist. Hier können Sie dann festhalten, dass die Idee nicht umgesetzt werden soll.

Erfassen relevanter Daten zu Prämien, Einsparpotential und Umsetzung

Als Ideenmanager ist es Ihre Aufgabe relevante Daten zu erfassen, die den Erfolg der Idee beschreiben. Wir unterscheiden hier drei quantifizierbare Werte.

1. Geschätzte Einsparungen: Was wird wahrscheinlich durch diese Idee eingespart.

2. Realisierte Einsparungen: Was wurde tatsächlich mit dieser Idee eingespart.

3. Prämie: Welche Prämie erhält der Einreicher der Idee.

Diese Daten erfassen Sie im Umsetzungsbereich mit einem Klick auf den Button “Details festlegen”.

Tipp: Auch hier ist es sinnvoll vorab zu festzulegen, wie sich die Werte berechnen. Insbesondere bei kontinuierlichen Einsparungen ist es sinnvoll vorab festzulegen welcher Zeitraum betrachtet wird. Die Prämie sollte entweder ein fester Wert sein oder besser noch eine Wert der sich an den Einsparungen orientiert.

Wie beende ich den Prozess?

Wenn Sie alle Daten erfasst haben, klicken Sie auf den “Abgeschlossen” Button. Danach ist die Idee in den Standardfiltern nicht mehr sichtbar, sodass Sie sich nicht mehr mit alten und abgeschlossenen Ideen beschäftigen müssen. Sollten Sie die Idee fälschlicherweise abgeschlossen haben, können Sie diese Aktion auch wieder rückgängig machen.

Wer kann wann auf eine Idee zugreifen und Inhalte ändern?

Abweichungen beim Arbeiten mit Gruppen

Sobald Sie die Nutzer in verschiedene Gruppen einteilen können Sie neben dem Koordinator auch den Owner / Ideenmanager festlegen. Als Owner sehen Sie die Ideen, bei denen Sie als Owner festgelegt wurden und die Ideen, die keinem Owner zugeordneten Ideen.

Von der Erstellung der Idee bis zur finalen Umsetzung durchläuft die Idee verschiedene Schritte und ändert ihren Status. Verbunden mit den Statusänderungen haben verschiedenen Personen Zugriff auf die Idee. Die einzelnen Möglichkeiten werden im Folgenden darstellt:

Während der ganzen Zeit hat der Ersteller Zugriff auf die Idee.

Mit diesen Status Möglichkeiten haben folgende Personen bzw. Rolleninhaber Zugriff auf die Idee:

• Offen: Nur der Ersteller hat Zugriff. Während dieser Phase können auch weitere Mitwirkende ausgewählt werden.

• Abgeschickt: Ersteller, Mitwirkende, Ideenkoordinator und Ideenmanager

• Angenommen: Ersteller, Mitwirkende, Ideenkoordinator und Ideenmanager

• Zurück zum Absender: Ersteller

• In Gutachtenphase: Ersteller, Mitwirkende, Gutachter, Ideenkoordinator und Ideenmanager

• In Bearbeitung: Ersteller, Mitwirkende, Gutachter, Ideenkoordinator und Ideenmanager

• Abgeschlossen: Ersteller, Mitwirkende, Gutachter, Ideenkoordinator und Ideenmanager

Neben dem Zugriff auf Ideen wird das Vergeben von Schlagworten und das Verwalten von angehängten Dateien separat behandelt.

• Ändern von Schlagworten: Ersteller vor dem Abschicken; Ideenkoordinator oder -manager sofern Zugriff auf die Idee besteht

• Ändern von angehängten Dateien: Ersteller vor dem Abschicken; Ideenkoordinator oder -manager sofern Zugriff auf die Idee besteht

Wann werden Benachrichtigungen verschickt, wenn Ideen bearbeitet werden

Ereignis	Empfänger	Besonderheit
Idee wird abgeschickt	Ideenkoordinator
Idee zurück zum Absender	Ersteller der Idee
Idee angenommen	Ersteller der Idee Ideenmanager
Wechsel Ideenkoordinator	Benachrichtigung an neuen Koordinator	Idee muss bereits abgeschickt sein
Wechsel Ideenmanager	Benachrichtigung neuer Ideenmanager	Idee muss bereits angenommen sein
Gutachter hinzugefügt	Gutachter	Checkbox beim Verknüpfungsdialog darf nicht abgewählt sein
Gutachten beantwortet	Ideenmanager
Idee abgeschlossen	Ersteller der Idee und Mitwirkende bei Gruppenvorschlägen
Kommentar wird abgegeben	Einreicher, Ideenkoordinator, Owner und alle, die bereits Kommentare hinterlassen haben.

Allgemeine Benachrichtigungen, die auch in anderen Apps verschickt werden finden Sie im Abschnitt über Benachrichtigungen

Wie gut funktioniert mein Ideenmanagement?

Um einen Überblick über alle eingereichten Ideen zu haben, gibt es den Bereich Dashboard & Reportings. Hier finden Sie einfache Auswertungen, die es ermöglichen einen echten Eindruck davon zu bekommen, wie gut der Ideenprozess im Unternehmen läuft und welchen Gewinn er Ihrer Organisation bringt. Alle Auswertungen stehen jederzeit live und aktuell zur Verfügung.

FAQs

In diesem Abschnitt finden Sie Antworten auf häufige Fragen zum Ideenmanagement.

Wer erhält Benachrichtigungen?

Generell gilt: Benachrichtigungen erhalten die ausgewählten Personen immer dann, wenn sie auch Nutzer sind. Weitere Informationen finden Sie hier.

Best Practices

Ideenmanagement für mehrere Standorte