Abwesenheitsplaner

Aktuelle Erweiterungen und Verbesserungen dieser App finden Sie hier

Urlaubsverwaltung leicht gemacht: Diese App macht bei der Urlaubsplanung und Verwaltung Schluss mit aufwändiger Zettelwirtschaft und fehleranfälligen Excel-Listen. Ihre Mitarbeiter stellen Urlaubsanträge online und haben immer Zugriff auf ihr aktuelles Urlaubskonto. Automatisierte Freigabeprozesse und praktische Kalenderübersichten minimieren den Aufwand für Ihre Personalabteilung und schaffen mehr Transparenz für Ihre Mitarbeiter.

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Workflow

1. Antrag erstellen

Nachdem Sie die grundsätzlichen Einstellungen für den Abwesenheitsplaner vorgenommen haben, können Sie anfangen Abwesenheiten zu erfassen. Hierzu klicken Sie im Abwesenheitsplaner auf den Button “Neu”, um einen neuen Antrag zu erstellen. Beim erstellen des Antrags, werden Sie aufgefordert sich für eine Abwesenheitsregelung zu entscheiden (z.B. Urlaub, Krankheit oder ähnliches).

Während Sie Ihren Eintrag erstellen sehen Sie gleichzeitig eine Karte, in der überprüft wird, ob Ihr Antrag so in der Form Aussicht auf Erfolg hat. D.h. sind beispielsweise genug verfügbare Tage in Ihrem Konto für die gewählte Regelung vorhanden.

Wichtig: Diese Überprüfung gibt lediglich Hinweise und Vorschläge und verhindert nicht das Erstellen von nicht sinnvollen Anträgen.

2. Antrage abschicken

Beim Abschicken des Antrags, geschieht im Hintergrund folgendes.

• Wenn in Ihrem Mitarbeiterprofil Vertreter eingetragen wurden, werden diese automatisch als Vertreter während Ihrer Abwesenheit übernommen.
• Freigeber, die für die gewählte Abwesenheit festgelegt sind, werden automatisch als Freigeber übernommen.
• Vertreter und Freigeber werden benachrichtigt und über ihre jeweiligen Aufgaben informiert.

3. Warten auf Genehmigung des Antrags

Nach dem Abschicken des Antrags müssen Sie als Antragsteller nur noch auf die Genehmigung Ihres Antrags warten. Ab diesem Zeitpunkt hängt also alles an den Personen, die den Antrag freigeben sollen. Sobald ein ausgewählter Freigeber den Antrag ablehnt oder genehmigt, werden Sie als Antragsteller darüber informiert.

Haben alle Freigeber den Antrag genehmigt kann der Antrag insgesamt freigeben werden. Dies kann durch einen der ausgewählten Freigeber erfolgen. Ist nur eine Person zur Freigabe notwendig, erfolgt dieser Schritt automatisch.

Was kann ich machen, wenn ich den Antrag zurückziehen oder ändern möchte?

Hat noch niemand den Antrag genehmigt oder abgelehnt, können Sie den Antrag beliebig bearbeiten oder auch löschen. Wurde der Antrag bereits freigegeben, kann die Freigabe entweder durch den Admin rückgängig gemacht werden oder der Antragsteller kann den Antrag wieder zurückziehen. In diesem Fall bleibt der Antrag mit dem Status zurückgezogen im System.

Rollen im Abwesenheitsplaner

Ersteller: Person, die den Antrag einreicht. Ein Antrag kann entweder für sich selbst oder für einen Dritte erstellt werden.

Antragsteller: Person, für die der Antrag ist

Freigeber: Personen, die Abwesenheitsanträge freigeben können.

Vertreter: Vertretung während Abwesenheit des Antragstellers

Admin: Personen in der Rolle Modul-Admin oder Admin

Zugriff im Abwesenheitsplaner

Der Antrag durchläuft von der Erstellung bis zur Genehmigung verschiedene Status Möglichkeiten. Diese Bestimmen die Zugriffsmöglichkeiten auf den Abwesenheitsantrag.

• Zugriff auf Antrag:

  • Detailsansicht: Admin, Person für die der Antrag ist, evtl. vorhandene Freigeber des Antrags

  • Grobe Eckdaten (Start und Ende der Abwesenheit): Alle Personen mit Zugriff auf die App

• Erstellen von neuen Anträgen: Admin für alle, Personen mit Standardzugriff für sich selbst.

• Editieren von offenen Anträgen: Admin, Ersteller

• Freigeben von Anträgen: Admin, Genehmiger

Status Genehmigt: Ab jetzt kann der Antrag nur noch durch den Admin oder den Ersteller zurückgezogen werden

Einstellungen

Um alle Funktionen des Abwesenheitsplaners nutzen zu können, müssen Sie wenige Einstellungen vornehmen, die im folgenden erklärt sind.

Abwesenheitstypen

Unter Einstellungen -> Mitarbeiter -> Abwesenheitstypen können die Verschiedenen Abwesenheitstypen festlegen. Beispiele für Abwesenheitstypen sind:

• Urlaub
• Krankheit
• Berufsschule
• Sonderurlaub

Abwesenheitsregelungen

Unter Einstellungen -> Mitarbeiter -> Abwesenheitsregelungen können Sie Regelungen festlegen, die Ihnen dabei helfen die Abwesenheit Ihrer Mitarbeiter besser zu organisieren. Dies könnte z.B. eine Urlaubsregelung für das Jahr 2021 sein.

Eigenschaften der Abwesenheitsregelung:

• Gültig von bis: Zeitraum in dem die Regelung zur Anwendung kommt
• Verfügbare Tage: Tage, die für diese Regelung zur Verfügung stehen
• Resttage: Tage, die nach Ablauf des Zeitraums noch maximal zur Verfügung stehen
• Restlaufzeit: Zeitraum für den die Resttage zur Verfügung stehen

Feiertage

Unter Einstellungen -> Allgemein Feiertage können Sie Feiertage oder auch Betriebsferien festlegen.

Benachrichtigungen

Bei der Bearbeitung von Abwesenheitsanträgen werden zu folgenden Anlässen Benachrichtigungen Versand:

Auslösendes Ereignis	Empfänger
Erstellen eines Antrags	Freigebende Personen
Ändern des Antragsstatus	Person, für die der Antrag gestellt wurde. Bei Freigabe Benachrichtigung an Vertreter
Hinzufügen eines Freigebers	Hinzugefügter Freigeber

Gemeinsame Funktionen	Beschreibung
Audit Trail	Durch den Audit Trail können vorgenommene Änderungen innerhalb von qmbase verfolgt werden.
Kommentare	Kommentare erleichtern die Zusammenarbeit und ermöglichen Nutzer ohne Zugriffsrechte auf Einträge, Informationen hinzuzufügen und zu ergänzen.
Custom Fields	Mit Custom Fields können Sie unseren Standard vollständig an individuelle Bedürfnisse angepassen.
Anhänge	Nutzen Sie Anhänge, um ergänzende Informationen aus anderen Quellen hinzuzufügen.