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Gemeinsame Funktionen in Blog, Dokumentenmanagement und Wiki

In diesem Dokument werden die Funktionen beschrieben, die in den Apps Blog, Dokumentenmanagement und Wiki identisch sind. Alle aufgezählten Apps beruhen auf einzelnen Dokumenten, die bearbeitet, versioniert und freigeben werden können und haben daher starke Überschneidungen. Dies hat für Sie den Vorteil, dass Sie einmal erlerntes Wissen direkt an drei Stellen wiederverwenden können.

Wenn Sie wissen möchten, was die Vorteile der einzelnen Apps sind, schauen Sie bitte in die jeweiligen Dokumententationen:

Layout und Struktur​

Wenn Sie die Arbeit mit der App beginnen, können Sie sich zunächst entscheiden, welche Layout Möglichkeiten Sie den Nutzern bieten möchten. In den qmBase Dokumenten Apps stehen drei Darstellungen Ihrer Inhalte zur Verfügung:

  • Die Ansicht Übersicht zeigt alle verfügbaren Dokumente.
  • Die Ansicht News zeigt die neuesten Dokumente in einem übersichtlichen und schönen Blog Layout.
  • Die Ordneransicht zeigt die Ordnerstruktur mit den enthaltenen Dokumenten. Diese Ansicht müssen Sie in den Apps Blog oder Wiki separat anschalten, um Sie verfügbar zu machen. Die Einstellungen hierzu finden Sie unter Admin > Konfiguration > Blog / Wiki

Wenn Sie die Ordneransicht nachträglich aktivieren oder deaktivieren, ist das kein Problem. In diesem Fall stehen Ihnen die Dokumente über die Übersicht zur Verfügung.

Arbeiten mit der Übersicht​

Die Übersicht stellt alle Dokumente tabellarisch dar. Die Übersicht bietet die umfangreichsten Such- und Filterfunktionen.

Arbeiten mit der News Ansicht​

In der News Ansicht werden Ihnen die neuesten Beiträge chronologisch sortiert angezeigt. Ziel dieser Ansicht ist es, eine schöne und elegante Übersicht über neue Inhalte zu bieten. Wenn Sie möchten, dass nur ein Teil eines Artikels in der Vorschau angezeigt wird, können Sie einen Seitenumbruch einfügen. In der Übersicht wird dann nur der Teil bis zum ersten Seitenumbruch angezeigt.

Arbeiten mit der Ordneransicht​

Sobald die Ordner in der App aktiviert sind, erscheint in der Seitenleiste der Eintrag Ordneransicht. Hier können Sie dann Ordner erstellen und einzelne Dokumente in den Ordnern ablegen. Sollten Sie die Ordner wieder deaktivieren verschwinden der Eintrag wieder aus der Seitenleiste. Die Dokumente bleiben natürlich weiterhin vorhanden sind dann einfach über News oder die Übersicht zu finden.

Über den Button Neu kann entweder ein neuer Ordner oder ein neues Dokument erstellt werden. Vergeben Sie den gewünschten Namen für den Ordner und speichern Sie diesen. Der Ordner wird an der Stelle im Ordnerverzeichnis erstellt, an der Sie sich zum Zeitpunkt der Erstellung befinden. Um Dokumente oder Ordner zu verschieben, müssen Sie zunächst das erweiterte Tabellenmenü (3 Punkte) öffnen. Anschließend die gewünschten Einträge auswählen und auf den Button Verschieben klicken.

Löschen von Ordnern​

Leere Ordner lassen sich nach einer kurzen Bestätigung löschen. Sollte ein Ordner noch Inhalte (Andere Ordner, Dokumente oder auch gelöschte Dokumente) enthalten, ist das Löschen des Ordners nicht ohne weiteres möglich. Wir haben hier Schutzmaßnahmen eingeführt, um ein unbeabsichtigtes Löschen von Daten zu verhindern. Beim Löschen erscheint dann eine Fehlermeldung mit dem entsprechenden Hinweis auf vorhandene Inhalte. Ordner mit Inhalten können nur durch Administratoren gelöscht werden. Der Administrator muss in diesem Fall die Checkbox zur Umgehung der Schutzmaßnahmen bestätigen, um das Löschen auszuführen. Die Inhalte werden in diesem Fall in das Stammverzeichnis verschoben.

Was ist eine README-Datei?​

Einzelne Ordner können mit einem README Dokument versehen werden, um den anderen Nutzern einen Überblick darüber zu geben, was sich in diesem Ordner befindet. Hier kann z.B. erklärt werden, wie Vorlagen verwendet werden sollen.

Eine README hilft dabei, damit sich jeder sofort zu Recht findet und keine Fragen offen bleiben. Die README ist der Teil eines Ordners, der von Nutzern oft zuerst wahrgenommen wird. Typische Inhalte sind beispielsweise:

  • Wofür ist der Ordner gut
  • Was können Nutzer mit den Inhalten anfangen
  • Wer pflegt und ergänzt neue Informationen
  • Wie können Nutzer dazu beitragen den Inhalt zu verbessern

Sobald Sie ein Dokument mit dem Namen README (Großschreibung beachten) innerhalb eines Ordners oder im Stammverzeichnis platziert haben, wird das Dokument unterhalb der Ordneransicht dargestellt. qmBase erkennt diese Dateien automatisch und es ist keinerlei weitere Aktion erforderlich. Sollten sich mehrere README Dokument innerhalb eines Ordners befinden, so wird nur das erste dieser Dokumente verwendet. Sie können somit eine einfache Navigation innerhalb beliebiger Unterbereiche des Dokumentenmanagements ermöglichen.

Beispiel für Readme Datei

Sie können die README Funktion auch als Admin unter Admin > Konfiguration > Blog / Dokumentmanagement / Wiki deaktivieren.

Funktionen rund um die Dokumente​

Das Kernstück der Apps bilden die Dokumente. Dokumente sind jedwede Inhalte innerhalb des Blog / Dokumentmanagement / Wiki. Diese Inhalte können entweder mit den von uns zur Verfügung gestellten Editoren erstellt werden oder aber auch einfach hochgeladen werden.

Wie werden Dokumente im Dokumentenmanagement, Wiki und Blog erstellt?​

Die Erstellung von Dokumenten erfolgt im Dokumentenmanagement, Wiki und Blog analog.

Über den Button Neu kann ein neues Dokument erstellt werden. Möchten Sie ein neues Dokument erstellen haben Sie entweder die Möglichkeit dieses direkt über den Texteditor in Ihrem qmBase System zu erstellen oder Sie können bereits bestehende Dokumente (z.B. PDF) hochladen.

Hochladen von Microsoft Word oder Excel Dokumenten

Sie können auch Word oder Excel Dokumente hochladen. Diese Dokumente werden aber für den Leser nicht im Browser dargestellt, sondern werden dem Leser als Download zur Verfügung gestellt.

Wie wird ein Dokument freigegeben, veröffentlicht und versioniert?​

Der Verantwortliche wählt eine oder mehrere Personen zur Genehmigung des Dokumentes aus. Diese Personen bezeichnen wir als Freigeber. Im Anschluss wird der Veröffentlichungsprozess gestartet durch einen Klick auf den Button Veröffentlichung starten. Danach erhalten die Freigeber eine automatische E-Mail-Benachrichtigung, dass für Sie ein Dokument zur Freigabe vorliegt.

Die Freigeber geben das Dokument über den Button Genehmigen frei. Über das danebenliegende Kontextmenü () kann der Freigeber aus weiteren Freigabeoptionen wählen.

Bei entsprechender Berechtigung kann der Verantwortliche die vom ihm erstellten Dokumente auch selbst freigeben.

Wurde das Dokument von allen Freigebern genehmigt, kann dieses von dem Verantwortlichen veröffentlicht werden. Dazu wählt der Verantwortliche aus dem Kontextmenü () zu dem Button Veröffentlichung starten die Versionsnummer des neuen Dokumentes aus. Die Versionsnummern von qmBase sind immer dreistellig. Für die Versionierung gibt es kein festes Regelwerk, aber die hier beschriebene Syntax bietet sich an.

graph TB articleCreate[Artikel erstellen]--> approverSelect approverSelect[Genehmiger auswählen]--> approverDefined approverDefined{Ist Genehmiger definiert? <br /> Min. Rolle: Genehmiger}--> |Ja| approverSelecting approverDefined--> |Nein| noApprover approverSelecting[Definierten Genehmiger auswählen] --> publishStart noApprover[ModulAdmin oder Admin auswählen] --> publishStart publishStart[Veröffentlichungsprozess starten <br /> Min. Rolle: Verantwortlicher <br /> Benachrichtigung an den Genehmiger/Genehmigende] --> approverDefine approverDefine{Genehmigender bereits ausgewählt? <br /> Min. Rolle: Genehmiger <br /> Hinweis der Genehmigenden}--> waitForApproval waitForApproval[Auf Freigabe warten]--> articlePublish approverDefine--> |Nein| approverSelect articlePublish[Artikel Freigeben]-->publishArticle publishArticle[Artikel veröffentlichen <br /> Benachrichtigung der Kenntnisnehmer] articlePublish[Artikel freigeben]

Wie werden Mitarbeiter automatisch über Änderungen in Dokumenten informiert?​

Zu jedem Dokument gibt es in der Detailansicht die Tabelle Zur Kenntnis genommen. Personen die über Änderungen des Dokumentes automatisch in Kenntnis gesetzt werden sollen werden von dem Verantwortlichen über hinzugefügt. Sobald die betroffene Personen die neue Dokumentenversion zur Kenntnis genommen hat wird das Datum der Kenntnisnahme in der Tabelle dokumentiert.

Wie bekommen alle Mitarbeiter Änderungen mit?​

Damit alle Mitarbeiter über Änderungen informiert werden, gibt es die Funktion für alle zur Kenntnisnahme festlegen. Wenn ein Dokument so markiert ist, wird jedes Mal, wenn eine neue Revision eines Dokumentes veröffentlicht wird, die gesamte Liste der Dokumente durchlaufen. Sollten bei einem Dokumente noch nicht alle Mitarbeiter als Kenntnisnehmer hinzugefügt worden, werden die fehlenden Mitarbeiter ergänzt und benachrichtigt.

Erhalten Mitarbeiter, die das Unternehmen verlassen haben noch Benachrichtigungen über die Änderung an neuen Dokumenten?​

Nein, da sie aus dem Unternehmen ausgeschieden sind, werden sie nicht über Änderungen an neuen Dokumenten informiert. Wenn das Dokument als von allen geprüft markiert ist, wird jedes Mal, wenn eine neue Revision des Dokumentes veröffentlicht wird, die Liste der aktuellen Mitarbeiter des Unternehmens automatisch aktualisiert. Historische Daten, also "Zur Kenntnisnahmen", die bereits durchgeführt wurden bleiben erhalten, damit auch rückblickend noch festzustellen ist, wer wann ein Dokumente zur Kenntnis genommen hat.

Wie können Dokumente im Dokumentenmanagement, Wiki und Blog miteinander verlinkt werden?​

Von einem Dokumente auf ein anderes zu verlinken ist überhaupt kein Problem. Das beinhaltet auch das App übergreifende verlinken z.B. vom Dokumentenmanagement in das Wiki. Um ein Dokument mit einem anderen zu verlinken, tippen Sie bitte folgenden Befehl ein:

$[AppName]:[TitelDesDokumentes]

Sobald Sie beginnen den Titel des Dokumentes einzugeben werden alle Dokumente durchsucht und es werden Ihnen passende Dokumente vorgeschlagen. Wählen Sie das richtigen Dokument aus und der Link dorthin wird automatisch eingefügt. Zulässige Werte für die Variable AppName sind:

  • Blog für eine Verlinkung auf den Blog
  • Doc für eine Verlinkung auf das Dokumentenmanagement
  • Wiki für eine Verlinkung auf das Wiki

Für eine Verlinkung auf das Dokument Qualitätspolitik im Dokumentenmanagement müssten Sie also $doc:Qualitätsmanagement eintippen. Befindet sich das Dokument im Wiki müssten Sie $wiki:Qualitätsmanagement eingeben. Einfügen eines Links

Alternativ können Sie auch für alle weiteren Verlinkungen innerhalb von qmBase wie folgt vorgehen: Öffnen Sie in einem anderen Fenster Ihres Browsers das Dokument oder die Seite, auf die Sie verlinken möchten und kopieren Sie oben aus der Adresszeile Ihres Browsers die URL. Markieren Sie in dem Texteditor den Text, der auf den Link enthalten soll und klicken Sie in der Menüleiste des Texteditors auf das Symbol zum Verlinken (). Fügen Sie die kopierte URL in dem erscheinenden Menü ein und klicken sie auf Speichern

Wiedervorlage von Dokumenten - Wie stelle ich eine regelmäßige Überprüfung von Dokumenten sicher?​

Verträge, Arbeitsanweisungen, Datenblätter und ähnliche Dokumente müssen regelmäßig auf Aktualität geprüft werden. Um diese Anforderung einfach umzusetzen, können Sie bei Dokumenten Überwachungsintervalle definieren. Diese Überwachungsintervalle können entweder einmalig oder auch regelmäßig wiederkehrend sein. Zum Festlegen des Überwachungszeitraums wechseln Sie in die erweiterte Detailansicht eines Dokumentes und legen Sie in der Karte Wiedervorlage das entsprechende Datum fest.

Was passiert mit überwachten Dokumenten?​

Fällige Überwachungen von Dokumenten werden Ihnen über der Linke Seite unter dem Menüpunkt Benachrichtigungen angezeigt. Zusätzlich wird auch in der Darstellung des Dokumentes selbst auf die fällige Überwachung hingewiesen.

Sie können dann in der Wiedervorlage Karte einfach die Überwachung quittieren. Wenn ein Überwachungsintervall festgelegt ist, berechnet sich einfach das nächste Datum. Sollte keine regelmäßige Überwachung festgelegt sein, verschwindet das Dokument einfach aus der Liste der überwachten Dokumente. logInspection Sollten Sie bei der Überprüfung feststellen, dass das Dokument nicht mehr aktuell ist, erstellen Sie einfach eine neue Revision legen ein neuen Überwachungszeitraum fest. Die Wiedervorlage Daten werden durch das das Erstellen einer neuen Revision eines Dokumentes nicht verändert.

Was zählt als Ansicht?​

Im Blog, Dokumentenmanagement und WIKI zählt jeder Aufruf eines Dokumentes als Ansicht. Einschränkend wird pro Person nur ein Aufruf pro 5 Minuten gespeichert. Wir innerhalb von 5 Minuten ein Dokument mehrfach aufgerufen verschiebt sich das Ansichtsdatum jeweils auf den Moment des spätesten Aufrufs, so dass man jederzeit in im Bereich der zuletzt aufgerufenen Dokumente die richtige Reihenfolge hat.

Wie lösche ich Dokumente oder ziehe sie zurück?​

Sollten Dokumente nicht mehr benötigt werden, können Sie diese aus dem Verkehr ziehen. Damit erreichen Sie, dass diese Dokumente für den normalen Nutzer nicht sichtbar sind. Dokumente können entweder zurückgezogen oder gelöscht werden.

Ich habe ein Dokument zurückgezogen und finde es nicht wieder. Wo ist es?​

Zurückgezogene Dokumente lassen sich über die erweiterte Suche finden. Nach einem Klick auf die Lupe neben dem Suchfeld erscheint eine Kästchen "Zurückgezogene Dokumente". Wenn diese Kästchen auswählen, werden Ihnen nur die zurückgezogenen Dokumente angezeigt.

Wie kann ich einen zurückgezogenes Dokument wieder veröffentlichen?​

Um ein zurückgezogenes Dokument wiederherzustellen, muss eine neue Version erstellt werden. Dazu muss das Dokumente im Texteditor einfach erneut abgespeichert werden. Die neue Version erhält im Rahmen des regulären Freigabeprozesse eine neue Versionsnummer und kann dann veröffentlicht werden.

Können einzelne Revisionen gelöscht werden?​

Das Löschen einzelner Revisionen ist nicht möglich. Dies ist unabhängig davon, ob es sich um Arbeitsversionen oder veröffentlichte Revisionen handelt. Da wir eine umfassende und veränderungssichere Versionshistorie darstellen möchten, ist dies bewusst nicht möglich.

Wie werden Schlagworte für Dokumente vergeben?​

Die Vergabe von Schlagworten wird hier zentral beschrieben.

Wie lange werden alte Revision archiviert?​

Alte Revisionen Ihrer Dokumente bleiben auf unbestimmte Zeit vorhanden. D.h. Sie können hier ganz beruhigt auch nach langer Zeit noch auf Ihre alten Daten zugreifen, falls das einmal notwendig sein sollte.

Im Bereich Link Prüfung können Sie automatisch überprüfen, ob die Links innerhalb eines Dokumentes noch auf gültige Dokumente verweisen. Links, die überprüft werden, müssen auf ein anderes Dokument im Dokumentenmanagement verweisen. Als nicht gültige Dokumente gelten gelöschte oder zurückgezogene Dokumente.

Beispiel für die Validierung von Links

Beteiligte Personen und Rollen im Dokumentenmanagement, Wiki und Blog​

Die beteiligten Personen und Rollen sind im Dokumentenmanagement, Wiki und Blog identisch:

Verantwortlicher (Ersteller)​

Die Person, die ein Dokument erstellt wird als die Person erfasst, die für das Dokument verantwortlich ist. Die verantwortliche Person kann durch Überarbeitung bestehender Dokumente neue Dokumentenversionen erstellen. Die Verantwortlichkeit für ein Dokumente kann auch an andere Nutzer übertragen werden.

Freigeber​

Der oder die Freigeber werden von dem Verantwortlichen zur Genehmigung des Dokumentes ausgewählt. Erst wenn alle Freigeber das Dokument genehmigt haben, kann das neue Dokument bzw. die neue Dokumentenversion veröffentlicht werden. Nutzer die als Freigeber eingesetzt werden sollen auch müssen in der Rolle Freigeber sein. Die Rollenzuordnung erfolgt im Admin-Bereich. Sofern Sie [Gruppen] (/docs/apps/admin#Gruppen) verwenden, müssen potentielle Freigeber zusätzlich in mindestens einer mit dem Nutzer übereinstimmenden Gruppe sein.

Kenntnisnehmer​

Der Kenntnisnehmer wird automatisch über neu veröffentlichte Versionen eines Dokumentes informierte und zur Kenntnisnahme der aktuellen Version aufgefordert. Dazu wird der Kenntnisnehmer zu dem entsprechenden Dokument auf die Liste zur Kenntnisnahme hinzugefügt.

Leser​

Jeder Nutzer, der auf die Dokumente zugreifen kann, ist ein potenzieller Leser.

Zusätzliche Funktionen​

Vorlagen​

Im Dokumentenmanagement gibt es zwei Arten von Vorlagen. Hierbei handelt es sich um die qmBase Vorlagen, die durch uns zur Verfügung gestellt werden und um Vorlagen, die Sie selbst erstellen können. Weitere Informationen darüber, wie Sie selbst Vorlagen erstellen erhalten Sie hier

Reportings​

FAQs Dokumente​

In diesem Abschnitt finden Sie Antworten auf häufige Fragen zu den Dokumenten.

Wie kann ich die Seitenzahl oder das Druckdatum in einen Ausdruck mitaufnehmen?​

Der einfachste Weg um die Seitenzahl oder das Druckdatum mit auf ein Dokument oder Artikel zu drucken ist, wenn Sie in den Druckeinstellungen Ihres Browsers die Kopf- und Fußzeile aktivieren. Diese enthalten in der Regel die gewünschte Information.